Hvad er en forretningsrekord?

En forretningsrekord er et dokument, der registrerer enhver form for forretningshandel.Betingelserne bruges ofte til at omfatte alle dokumenter, der giver baggrund for interaktioner med kunder og potentielle kunder, samt poster, der vedrører specifikke transaktioner, der forekommer mellem en leverandør eller leverandør og en kunde.Formålet med at opretholde en forretningsrekord er at være i stand til at fremstille dokumentation, der er relateret til en specifik transaktion og identificere den nøjagtige rækkefølge af begivenheder, der opstod som en del af denne transaktion.Mange regeringer kræver virksomheder, der opererer inden for deres grænser for at udvikle en registerstyringsstrategi, der opretholder en lang række poster, der dækker næsten alle aspekter af forretningsoperationen.

Inden for et firma kan en forretningsrekord relateres til flere forskellige funktioner.Mens mange mennesker har en tendens til at tænke på denne type forretningsdokument som at have at gøre med salg, der er foretaget til kunderne, er det faktum, at udtrykket også anvendes til en lang række dokumenter.Dette inkluderer regnskabsmæssige kildedokumenter som rekvisitioner, indkøbsordrer, pakningslister, fakturaer og de betalinger, der er udstedt for disse fakturaer.Beskæftigelseskontrakter og personalemappe anses også for at passe til de grundlæggende kriterier for en forretningsrekord, da disse dokumenter præsenterer betydelige transaktioner i virksomhedens liv.Selv interoffice -memorandums, protokoller med bestyrelses- eller investormøder og pressemeddelelser anses ofte for at falde i den brede kategori af en forretningsrekord.

Hovedfunktionen for enhver forretningsrekord er at dokumentere historien bag specifikke begivenheder i virksomhedens liv.For eksempel vil personalefilen for en medarbejder give værdifulde data om ansættelse af individet, eventuelle priser eller disciplinære handlinger, der foretages, justeringer af lønninger eller løn og omstændighederne omkring fratræden eller opsigelsen af ansættelsen.Registreringer af denne type beskytter

-arbejdsgiveren

mod påstande om ulovlig opsigelse eller andre typer afgifter, som en medarbejder kan medføre.På samme tid kan detaljer i en personalemappe også arbejde til fordel for medarbejderen, hvis arbejdsgiveren ikke har dokumenteret visse begivenheder eller træffer handlinger, der er uden for omfanget af de nuværende ansættelseslove.

Vedligeholdelse af nøjagtige poster er afgørende for at levere dokumentation relateret til genererede indtægter, driftsudgifter og udarbejdelse af selvangivelser.I tilfælde af en revision vil et firma med en solid forretningsrekordpolitik finde det let at fremstille dokumenter, der understøtter de tal, der er indsendt på afkastet.Dette gør det lettere at verificere hver linjepost på selvangivelsen og undgå indførelse af sene gebyrer og andre sanktioner, der ville gælde, hvis virksomheden ikke kunne give dokumenter til at sikkerhedskopiere disse tal.