Hvad er en forretningsrekord?

En forretningsrekord er et dokument, der registrerer enhver form for forretningsforretning. Betegnelserne bruges ofte til at omfatte alle dokumenter, der giver baggrund for interaktion med kunder og potentielle kunder, såvel som poster, der vedrører specifikke transaktioner, der opstår mellem en leverandør eller leverandør og en kunde. Formålet med at opretholde en forretningsrekord er at være i stand til at fremstille dokumentation, der er relateret til en bestemt transaktion og identificere den nøjagtige rækkefølge af begivenheder, der opstod som en del af transaktionen. Mange regeringer kræver, at virksomheder, der opererer inden for deres grænser, udvikler en strategi til registrering af poster, der opretholder en bred vifte af poster, der dækker næsten alle aspekter af forretningsdriften.

I en virksomhed kan en virksomhedsrekord vedrøre flere forskellige funktioner. Mens mange mennesker har tendens til at tænke på denne type forretningsdokumenter som at have at gøre med salg, der er foretaget til kunder, er faktum, at udtrykket også anvendes til en lang række dokumenter. Dette inkluderer regnskabsmæssige kildedokumenter som rekvisitioner, indkøbsordrer, pakkelister, fakturaer og betalinger, der er udstedt for disse fakturaer. Ansættelseskontrakter og personalemappe anses også for at passe til de grundlæggende kriterier for en virksomhedsrekord, da disse dokumenter udgør betydelige transaktioner i virksomhedens levetid. Selv interkontorememorandum, referater af bestyrelses- eller investormøder og pressemeddelelser betragtes ofte som at falde inden for den brede kategori af en forretningsrekord.

Enhver forretningsrekord hovedfunktion er at dokumentere historien bag specifikke begivenheder i virksomhedens liv. For eksempel vil en medarbejders personalsfil give værdifulde data om ansættelse af den enkelte, eventuelle priser eller disciplinære handlinger, der træffes, justeringer af løn eller løn og omstændighederne omkring fratræden eller opsigelsen af ​​ansættelsen. Registreringer af denne type beskytter

arbejdsgiver

fra krav om ulovlig opsigelse eller andre typer af afgifter, som en medarbejder kan anlægge. På samme tid kan detaljerne i en personalemappe også fungere til fordel for den ansatte, hvis arbejdsgiveren ikke har dokumenteret visse begivenheder eller foretager handlinger, der falder uden for anvendelsesområdet for den nuværende ansættelseslovgivning.

At føre nøjagtige poster er vigtig for at kunne fremlægge dokumentation, der er relateret til indtægter genereret, driftsudgifter og forberedelse af selvangivelser. I tilfælde af en revision vil et selskab med en solid forretningsregistreringspolitik have det let at fremstille dokumenter, der understøtter de angivne tal. Dette gør det lettere at verificere hver linjepost på selvangivelsen og undgå at pålægge sene gebyrer og andre sanktioner, der ville gælde, hvis virksomheden ikke kunne fremlægge dokumenter til sikkerhedskopiering af disse tal.