Hvad er en ændringskoordinator?
Ændringskoordinatorens primære rolle er at koordinere strømmen af dokumenter omkring ændringer i et igangværende projekt eller stort system. For at få succes i denne rolle skal han eller hun være detaljeret orienteret, nyde at arbejde med komplekse projekter og have fremragende multi-tasking færdigheder. Ændringsstyring er processen med at kontrollere og styre ændringer, og denne position er kritisk i denne proces.
Der er ikke noget specifikt træningsprogram for at blive en ændringskoordinator. I stedet kræver langt de fleste arbejdsgivere, at ændringskoordinatoren har afsluttet formel post-sekundær uddannelse i et beslægtet felt. Dette kan omfatte regnskabs-, forretnings-, ledelses- eller computerinformationssystemer. Disse programmer kan afsluttes enten på universitets- eller community college-niveau og tager normalt tre til fire års fuldtidsstudie.
De tre hovedopgaver for en ændringskoordinator er implementeringen af en ændringsstyringsproces, design af forretningsprocessen til at understøtte den og sikre overholdelse. Detaljerne om processen vil variere, men der vil altid være den person, der anmoder om ændringen, projektlederen, der er ansvarlig for at gennemgå anmodningen, og anmeldelse af teamet om anmodningens status. De fleste virksomheder designer en flerdelt form eller elektronisk arbejdsgang for at styre denne proces.
Der er to aspekter til ændring af ledelse, der skal være på plads for, at den kan fungere korrekt: dokumentation af anmodningen og passende godkendelse. Dokumentationen for anmodningen skal indeholde den faktiske vare, der skal ændres, forretningens rationelle for anmodningen og de forventede fordele og risici, der er forbundet med anmodningen. Alle ændringer skal have en klar fordel, enten ved at forbedre en proces eller løse et problem.
Godkendelsesprocessen er vigtig i ændringshåndtering, og det er ændringskoordinatorens ansvar at sikre, at alle anmodninger godkendes af den relevante person. Ved at kræve godkendelse fra ledende medarbejdere, skal alle anmodninger forklares til et medlem af ledergruppen, der kan have et andet perspektiv og se yderligere risici eller fordele. Derudover reducerer denne proces risikoen for, at personalet anmoder om en ændring, der reducerer den interne kontrol.
At sikre overholdelse er en vigtig del af ændringskoordinatorens rolle. Han eller hun er ansvarlig for at udstede sporingsnumre for ændringer og gennemgå projektplaner for at sikre, at alle ændringsanmodninger har et nummer, der er tildelt dem. Derudover er det vigtigt at validere, at godkenderen er ansvarlig for det område, der vil blive påvirket af ændringsanmodningen. For eksempel bør gulvlederen ikke være i stand til at godkende en ændringsanmodning vedrørende det centrale økonomiske system, da han eller hun ikke er ansvarlig for dette område.