Hvad er en konfigureret kopi?
Konfigurerede kopier er nøjagtige kopier af et dokument, der er forberedt, når det ikke er muligt blot at kopiere en kopi af originaldokumentet. I væsentlig grad gør dette den tilpassede kopi til en genoprettelse af originalen. For at være denne type kopi, skal dokumentet indeholde alle elementerne i originalen uden ændringer i ordlyden eller strukturen, uanset hvor små eller ubetydelige ændringerne kan vises.
En tilpasset kopi kan bruges i en række tilfælde. Retssystemer tillader brugen af sådanne dokumenter og bruger dem ofte til arkiveringsformål. Når dette er tilfældet, skrives og konstrueres kopien nøjagtigt som originalen. Derudover inkluderes eventuelle notationer, der er håndskrevet i margenerne, også på dokumentet. En domstolskonsulent vil sammenligne kopien med originalen for at sikre, at alle aspekter af de to dokumenter er ens, inklusive eventuelle datoer. Hvis en dommerens underskrift vises på originalen, kan dommeren også underskrive den overensstemmende kopi, eller dommerens navn kan indtastes og dateres i de relevante felter. Når sammenligningen er afsluttet, og kontoristen bestemmer, at dokumenterne er spejle i hinanden, stemples kopien og tildeles en arkiveringsdato.
Virksomheder bruger også dette format. Dette er ofte tilfældet, når flere afdelinger har brug for adgang til kontrakter og andre vigtige dokumenter. De originale underskrevne dokumenter opbevares normalt på et sikkert sted, mens en overensstemmende kopi eller kopier stilles til rådighed til generel brug blandt de forskellige afdelinger i organisationen. Denne tilgang sikrer, at der altid er en kopi af det originale underskrevne dokument til rådighed, men giver bred adgang til betingelserne og betingelserne for et givet dokument for dem, der har brug for denne information til at hjælpe klienter eller på anden måde udføre deres arbejdsrelaterede opgaver.
Den samme person, der fungerede som underskriver på det originale dokument, kan underskrive en overensstemmende kopi. Hvis dette ikke er muligt eller praktisk, kan den enkeltes navn indtastes i signaturfeltet. På samme måde er det muligt at certificere eller notarize en overensstemmende kopi. Imidlertid betragtes denne handling normalt som unødvendig.