Hvad er et kontraktforslag?
Kontraktsforslag er dokumenter, der er udarbejdet af en leverandør eller leverandør i håb om at sikre en bestemt kundes forretning. I mange tilfælde forberedes disse forslag som svar på en forespørgsel fra den potentielle kunde. Det endelige mål med ethvert kontraktforslag er at etablere et kontraktforhold mellem leverandøren og kunden, der vil være gældende i en længere periode.
Virksomheder i alle størrelser bruger undertiden deres købekraft til at sikre særlige priser fra forskellige leverandører eller leverandører. Mens store virksomheder rutinemæssigt bruger denne tilgang, binder mindre virksomheder undertiden sammen til andelsselskaber eller konsortier for at kombinere deres købekraft til bedre satser. I begge disse scenarier er det ikke usædvanligt, at virksomheden udsender det, der er kendt som en RFP, eller anmodning om forslag, til et udvalgt antal potentielle leverandører. Den leverandør, der reagerer med et kontraktforslag, der giver den mest samlede fordel for kunden, sikrer normalt virksomheden og forhåbentlig konstaterer, hvad der er et langsigtet forhold mellem de to.
Et typisk kontraktforslag vil omfatte flere vigtige typer information. For det første giver dokumentet priser, baseret på kundens behov. Det er ikke usædvanligt, at prisfastsættelsen er mindre end den almindelige offentliggjorte prisfastsættelse, der leveres til kunder, der ikke har det samme niveau af købekraft. Mange leverandører og leverandører inkluderer også det, der er kendt som niveauprissætning , som simpelthen er en prisplan, der giver kunden yderligere prisophold, hvis deres produktforbrug inden for et givet tidsrum overstiger et bestemt beløb.
Et ordentligt kontraktforslag vil også specificere den række support, som leverandøren vil yde kunden. Dette kan omfatte emner som ordrebehandlingsprocedurer, garantier ved levering af varer eller tjenester inden for en bestemt tidsramme og procedurer for behandling af returneringer. Sammen med prissætningen kan adressering af omfanget af tjenester ofte gøre en enorm forskel i, hvorvidt forsøget på at sikre virksomheden er vellykket.
Varigheden for kontraktforslaget er også vigtig. Ved at identificere en bestemt start- og slutdato kan kunden forstå, hvor længe forpligtelsen vil være i kraft. Inkluderingen af situationer, der kan gøre det muligt for hver part at annullere kontrakten, hjælper også med at beskytte rettigheder og ansvar for både sælger og leverandør. Mange kontraktforslagsformater indeholder også bestemmelser, der gør det muligt automatisk at forlænge kontrakten, hvis begge parter er vild med denne mulighed.
Der er ingen rigtig måde at udarbejde et kontraktforslag på. Det endelige format afhænger meget af at bestemme, hvad der sandsynligvis vil tiltrække kunden og tjene forretningen. Selvom brugen af en RFP som køreplan til udarbejdelse af forslaget altid er den bedste mulighed, er situationer, hvor der ikke findes nogen retningslinjer for forslag, det nødvendigt for leverandører at undersøge kundens art og behov i detaljer. Ideelt set vil forskningen give leverandøren mulighed for at forberede og indsende et kontraktforslag, der resonerer med kunden og gør det muligt at etablere et langsigtet forhold, der er gensidigt fordelagtigt.