Hvad er en virksomhedsplanlægning?
En virksomhedsbegivenhedsplanlægning kan være vigtig for at planlægge, forberede sig på, koordinere og styre en virksomhedsbegivenhed. Nogle begivenheder er i stor skala og koster et selskab meget penge. Store arrangementer kan kræve et team af planlæggere. Andre firmaarrangementer har mindre karakter, og de har muligvis kun brug for en enkelt person til at planlægge begivenheden.
Der er mange forskellige slags begivenheder afholdt af virksomheder. Nogle har unikke kulturelle behov for deres begivenhed, og andre har en bestemt vision. Det er op til virksomhedsbegivenhedsplanlæggeren at finde ud af, hvilken slags begivenhed virksomhedschefen ønsker at være vært for. For eksempel vil de måske have en afslappet familiepiknik, en gala med sort slips, en unik karnevaloplevelse eller en kendelsesindsamling.
Alle de vigtige beslutninger træffes af selskabets vært; planlæggeren giver dog værten et par muligheder. F.eks. Kan planlæggeren informere værten om, at der kan afholdes en velgørenhedsindsamlingsbegivenhed på et hotel, et bymærke eller på et konferencecenter. Værten vælger en lokalitetsindstilling fra valgene. Hvis værten vælger at have arrangementet på et hotel, vælger planlæggeren derefter en række hotelvalg - igen giver værten muligheden for at træffe et velinformeret valg.
Når den slags begivenhed er besluttet, skal virksomhedens begivenhedsplanlægger gå videre og forhandle alle aspekter af begivenheden. Udover at reservere lokaliten, er en virksomhedsplanlægning ansvarlig for alle detaljer. At vælge en cateringfirma, booke underholdningen, arrangere lokale ture, administrere begivenhedsregnskabet og oprette audio / visuelt udstyr kan alt sammen være planlæggerens ansvar. Hvis der desuden er gæster uden for byen til arrangementet, kan planlæggeren muligvis være nødt til at oprette rejsearrangementer, såsom flybillet og landtransport, og hjælpe gæster med at få pas eller visa.
På begivenhedsdagen sørger virksomhedsplanlæggeren for, at alt flyder jævnt. Eventuelle fejl håndteres og løses af planlæggeren. Selvom det kan være stressende for planlæggeren, bør virksomhedsværten ikke mærke noget af stresset.
Ansættelse af en virksomhedsbegivenhedsplanlægger kan forekomme en unødvendig udgift til at begynde med; det kan dog faktisk spare et selskab penge. Hvis et medarbejder skulle tage tid ud af sin dag for at planlægge en begivenhed, selv en i mindre skala, kan hendes jobopgaver have lavere prioritet. En virksomhedsplanlægning er uddannet til at foretage utallige telefonopkald, mødes med forskellige leverandører og færdigbehandle detaljerede arrangementer, hvilket redder de ansatte i virksomheden fra besværet.