Hvad er en leveringsnotat?

En følgeseddel er en type dokument, der bruges i erhvervslivet; det kommer ofte med forsendelser af varer, og detaljer, hvad der er inkluderet i forsendelsen. Leveringsmeddelelsen kan også indeholde oplysninger om, hvad der ikke er inkluderet i forsendelsen, hvis varerne blev bestilt sammen, men alligevel er nogle ikke ankommet. Dette dokument bruges ofte som bevis for både klienten, der accepterer leveringen, såvel som for virksomheden, der leverer varerne; det dokumenterer, at varerne blev leveret, og at kunden accepterede dem. Det er vigtigt for virksomheder at føre god fortegnelse over disse typer dokumenter, hvis der er uoverensstemmelser.

Selvom den specifikke skabelon for hver leveringsnotat kan være forskellige, inkluderer de fleste virksomheder lignende oplysninger om hver. Dette inkluderer navn og adresse på det firma, der leverer varerne, samt navnet og adressen på det firma, der accepterer dem. Det kan også indeholde linjepostbeskrivelser for hver vare, der er inkluderet i forsendelsen, varemængden og lejlighedsvis prisoplysninger. Dato for ordre såvel som leveringsdato er typisk også inkluderet. Den, der modtager forsendelsen, kan derefter have mulighed for at inspicere forsendelsen og kontrollere følgesedlen for at sikre sig, at de stemmer overens, og derefter underskrive dokumentet; hver person får derefter en kopi til hans eller hendes poster.

I disse tilfælde hjælper en leveringsmeddelelse med at beskytte begge parter, der er involveret i transaktionen. Hvis notatet er underskrevet, kan ingen vende tilbage og sige, at de ikke har modtaget leveringen, eller at forsendelsen ikke stemte overens. Dette er vigtigt i erhvervslivet og er en nem måde at forhindre tvister, som ellers kunne blive ganske dyre. Hvis der blev bestilt visse produkter, men ikke inkluderet i forsendelsen, nævnes dette typisk også på følgesedlen, muligvis med en forventet fremtidig leveringsdato.

For nogle virksomheder er en leveringsnotat synonym med en faktura, og kunden, der modtager dette dokument, forventes at betale. Nogle vil kræve øjeblikkelig betaling, mens andre tillader fremtidig betaling og fakturering. Dette er dog mindre almindeligt, og de fleste virksomheder sender fakturaer eller regninger separat for varer og tjenester. For virksomheder, der ønsker at oprette deres egne leveringsnotater, der skal sendes med forsendelser, er der adskillige skabeloner tilgængelige gratis online, der kan tilpasses i mange forskellige computerprogrammer og derefter blot udskrives og kopieres til løbende brug.