Hvad er en formel organisation?
En formel organisation er en gruppe, hvor medlemmernes aktiviteter koordineres og kontrolleres. Sådanne grupper har mindst to personer involveret, men der er ingen øvre grænse. Sådanne organisationer indeholder fælles praksis og systemer. Det er komplicerede netværk. Virksomheder er et godt eksempel på formelle organisationer, men velgørenhedsorganisationer, regeringsafdelinger og ikke-statslige organisationer er også formelle organisationer.
De adskiller sig fra uformelle organisationer i deres struktur. Uformelle organisationer er mere flydende og udvikler sig naturligt, mens formelle organisationer er mere stive. Medlemmer af uformelle organisationer samles gennem fælles mål, tro eller behov. Alle formelle organisationer indeholder til en vis grad uformelle elementer såsom sociale grupper og deres medlemmers personlige ønsker og ambitioner.
Formålet med en formel organisation er at sikre dens overlevelse. Ved at organisere virksomheden forventer ledere eller ejere, at virksomheden eller gruppen skal nå sine mål og målsætninger. Gennem dette håber de, at organisationen bliver en succes. På et lavere niveau giver det personalet mulighed for at kende deres sted, for at der er en arbejdsdeling og for at koordinere aktiviteter i organisationen.
Strukturer inden for en formel organisation har en tendens til at være vilkårlige. Dette betyder, at den øverste ledelse i virksomheden har besluttet, hvad strukturen vil være. Virksomhedens form og mekanismer afhænger af, hvordan virksomheden har udviklet og ledelsesfilosofi. Nogle virksomheder udvikler sig naturligvis, når de vokser, mens andre er planlagt fra starten. Planlagte virksomheder har en tendens til at have bedre strukturer end dem, der udvikler sig.
Den største fordel ved en formaliseret struktur er den sikkerhed og sikkerhed, det giver medarbejdere og ledelse. Alle i organisationen kender deres sted, deres rolle og hvem de skal rapportere til. Organisationen opretter en kommandokæde til øverste ledelse, hvorefter virksomheden opdeles i afdelinger. Disse afdelinger har til gengæld deres egne kommandokæder.
Formelle regler og forskrifter beskytter de subjektive interesser. For det første tilpasser de organisationen de nationale og lokale regler og forskrifter. De opstiller derefter en virksomheds adfærdskodeks og formelle forventninger. De definerer procedurer for alle tænkelige elementer i virksomhedens praksis. De beskriver også konsekvenserne, hvis procedurer ikke følges.
Den formelle organisationsstruktur definerer også virksomhedens interne kommunikationssystem. Dette regulerer, hvordan hvert niveau i organisationen interagerer med ovenstående og nedenunder. De er designet til at lade oplysninger flyde både op og ned i virksomhedens kommandokæde. Virksomheder tillader ofte, at særlige kommunikationskanaler direkte forbinder øverste ledelse med virksomhedens nederste trin.
Denne type organisation søger også at regulere sig selv. Organisationen, der er kendt som tilsyn, beskriver, hvordan medlemmer og aktiviteter undersøges og analyseres for at forbedre ydeevnen. Dette inkluderer forretningspraksis såsom overvågning, træning og risikostyring.