Hvad er et front office?

Et front office er en betegnelse, der beskriver et område i en virksomhed, hvor kunder og virksomhedspersonale interagerer. Frontkontorer kaldes typisk så, fordi de er foran eller indgangen til en virksomhed, hvilket giver kunderne let adgang til kontoransatte. Denne vigtige del af virksomheden kan tjene mange formål, afhængigt af virksomheden, og er ofte det bedste sted at skaffe kunderelateret information.

Frontkontorer kan have en indgangsskranke bemandet med en sekretær eller administrativ arbejdstager. Denne hovedskrivebord kan tilbyde assistance til indgående klienter eller kunder og kan dirigere forespørgsler til korrekt personale. Alternativt kan alt personale i afdelingen blive uddannet i kundehjælp; da frontkontorets ansatte måske har mange opgaver, betyder det at uddanne dem alle i kundeservice, at nogen næsten altid vil være til rådighed for at hjælpe en klient.

Ud over at være et kontaktpunkt for klienter, kan dette område også fungere som det vigtigste knudepunkt for kommunikation for hele virksomheden. Kontoransatte tjener ofte sekretærfunktioner og kan være ansvarlige for at tage meddelelser, håndtere ordrer og videresende information til forskellige afdelinger. Mange frontkontorer samarbejder med salgs- og marketingafdelinger for at skabe og distribuere information til klienter.

Afhængig af forretningens størrelse og funktion kan frontkontoret fungere som en knægt i alle handler. Arbejdstagere på dette område kan håndtere daglig postsortering og distribution, levere kopi- og faxtjenester til andre afdelinger, arbejde direkte med klienter og udføre dataregistreringsopgaver. En typisk arbejdstager i denne stilling vil have en blanding af kundeservicefærdigheder og kontorfærdigheder. Organisatoriske færdigheder, computerkendskab og skrivning er ofte afgørende for at overleve den hektiske atmosfære i dette område.

Frontkontoret kan også fungere som hjemsted for kontormaskiner. Almindelige enheder, der findes på front office, inkluderer kopimaskiner, faxmaskiner, multi-line telefoner, porto- og skalamaskiner til post og kontorcomputere. Mange front office-eksperter foreslår, at det er klogt at bede front office-ansatte om hjælp, før de forsøger at bruge nogen af ​​disse maskiner; en ødelagt eller fastklemt maskine kan forårsage timevis af hovedpine og langsom produktion for et helt firma.

Den ansvarlige for dette energiske område kan have en række forskellige titler, såsom hovedsekretær, kontorleder, kontorleder eller administrator. Denne person er generelt ansvarlig for uddannelse og styring af assistenter og tjener som afdelingsleder. Front office-ledere har typisk fremragende lederegenskaber såvel som en klar forståelse af virksomheden og dens funktion.