Hvad er en funktionel post?
En funktionel rekord, også kaldet en operationel rekord, er et skriftligt dokument, der viser et virksomheds aktiviteter og omkringliggende begivenheder. Det registrerer bestemte oplysninger i et specifikt format, men er ikke en administrativ registrering. Denne type dokument oprettes oftest på eller nær det tidspunkt, hvor aktiviteten finder sted, og betragtes typisk som den mest pålidelige version af begivenheder, fordi det oprettes tæt på tid til den information, den præsenterer.
Virksomheder fører registreringer, så de kan fungere mere effektivt, rapportere om deres aktiviteter til investorer og offentlige agenturer og evaluere resultaterne på baggrund af et historisk baggrund. Mange af de formularer, som en virksomhed opretter for at hjælpe den med at føre journaler, er administrative, såsom kontaktark for medarbejdere. Disse formularer dokumenterer standardkontordrift og ting, som ledere forventer at ske regelmæssigt.
Ofte skal virksomheder indsamle information, der ikke er administrativ eller standard. Disse oplysninger er ofte unikke i tiden, selvom den måde, informationen registreres på, kan være ens. For at dokumentere disse oplysninger bruger virksomheden en funktionel post eller en skriftlig oversigt over, hvad der skete, der giver virksomheden mulighed for at arkivere en samtidig konto og hente oplysningerne i fremtiden, hvis det er nødvendigt.
Der er mange forskellige typer funktionelle poster. Den nemmeste måde at forstå brugen af denne slags værktøj er måske at undersøge et par almindelige eksempler. En hændelsesrapport er en type funktionel registrering. Virksomheder kræver ofte, at medarbejderne udfylder en hændelsesrapport, der præcist specificerer, hvad der skete, hvis en medarbejder eller en kunde bliver skadet i lokalet eller mens han er engageret i virksomheden. Denne funktionelle optegnelse udfyldes kun, når det er nødvendigt, men den er kritisk, fordi den dokumenterer begivenheder med de involverede ord, tæt på tidspunktet for begivenheden.
En anden type funktionel rekord er en feedbackformular til kunder. Ikke hver kunde udfylder en feedbackformular, og en kunde vil normalt kun gøre det, når han har noget specifikt at sige om den aktuelle dags service. Feedbackformularen er en funktionel registrering, fordi den dokumenterer en unik begivenhed, der skete på et bestemt tidspunkt med den involverede ord.
En turbillet er en funktionel post, der udfyldes hyppigere. Ofte får et selskab sine chauffører til at udfylde en rapport med detaljerne om en tur hver gang en chauffør tager et firmakøretøj. På denne måde, hvis en leder skal svare på spørgsmål om køretøjets betjening, der fandt sted i fortiden, har han en samtidig beretning om den aktivitet, som føreren har udarbejdet til at gennemgå.
Funktionelle poster kan give en virksomhed beskyttelse mod ansvar. Kunder og ansatte har ofte år til at indgive en retssag mod en virksomhed for en række civile overtrædelser. Uden en samtidig fortegnelse over begivenheder, ville det være vanskeligt for et firma at bevise, hvad der nøjagtigt skete i fortiden.