Hvad er en helpdesk-billet?
En helpdesk-billet er et edb-system, hvor virksomheder bruger teknologi til at spore arbejdsforespørgsler. Teknologi gør det muligt for en virksomhed at bruge en e-mail eller et serverbaseret system til at vedligeholde enhver helpdesk-billet, der er sendt af medarbejdere. De fleste af disse systemer er intern software, der gør en virksomhed mere effektiv. Under et edb-system har virksomheder formelle poster over anmodninger om reparation eller opdateringer. En billet kan være til næsten ethvert objekt eller emne i en virksomhed.
Udtrykket billet er kun figurativt, da ingen enkelt firma typisk giver eller modtager en fysisk billet fra helpdesk. I virkeligheden repræsenterer det et helt system, hvorved en medarbejder bruger e-mail eller andet internt meddelelsessystem til at fremsætte en bestemt anmodning. Et softwareprogram er ofte nødvendigt for at hjælpe med at styre og køre helpdesk-billetsystemet. I de fleste tilfælde kan en virksomhed designe sit eget system eller bruge et tredjepartsprogram. Designet og typen skal kunne tilpasses virksomheden.
Specifikke oplysninger er ofte en del af udfyldningen af en helpdesk-billet. De fleste billetter kræver navn, placering eller afdeling og grund til anmodning fra den enkelte, der har brug for hjælp. Hvis billetten anmoder om hjælp til computerhardware eller -software, kan det være nødvendigt med specifik information om systemtypen. I mange tilfælde vil de flere oplysninger, der oprindeligt blev sendt ind, hjælpe med at fokusere på de korrigerende aktiviteter fra helpdeskafdelingen. Andre oplysninger eller opfølgende billetter kan være nødvendige for store job eller opgaver.
E-mail er en primær brug i et helpdesk billet-system. Virksomheder kan oprette en grundlæggende e-mail-adresse, der dirigerer anmodninger til en bestemt person. Denne person er ansvarlig for at modtage og katalogisere alle billetter fra hver person eller afdeling. Den enkelte kan derefter tildele billetterne til en person, der kan rette op på situationen som anmodet. En arkiveringsproces eller andre midler til opbevaring af billetter kan være nødvendig afhængigt af systemet.
Store virksomheder kan bruge et helpdesk-billetsystem for at reducere nedetid eller tab af arbejdstageres produktivitet. Virksomheder med flere placeringer kan imidlertid have svært ved at bruge et billetsystem, hvis aktiviteter på stedet er nødvendige for at rette op på problemer. I dette tilfælde er det kun softwarebilletter, der kræver korrektioner off-site, som kan gå gennem helpdeskets billetsystem. Virksomheder kan typisk gennemgå og implementere et system, der bedst passer til deres behov. Heldigvis findes der mange systemer til sådanne formål.