Hvad er et Kickoff-møde?
Et kickoff-møde er et møde, hvor alle ansvarlige teammedlemmer orienteres om et nyt projekt. Aktiviteter kan omfatte en diskussion af projektets intention, etablering af en tidslinje, deling af omkostninger og budgetbegrænsninger og tildeling af projektopgaver. Kickoff-møder inkluderer ofte teammedlemmer på tværs af flere funktionelle områder og kan lejlighedsvis også omfatte en kunderepræsentant.
Hensigten med et kickoff-møde er at sikre, at et projekt går så glat som muligt ved at sikre, at alle teammedlemmer er på samme side. Sådanne møder er en mulighed for projektlederen til at dele information om projektet. Dette kan omfatte hårde fakta såsom en forfaldsdato for projektet, specifikationer og budget, men kan også omfatte bløde oplysninger, såsom klientfornemmelser og præferencer.
Projektlederen er ofte ansvarlig for at etablere et kickoff-møde. Hun tager normalt ejerskab af at etablere og følge dagsordenen. Dette inkluderer planlægning af et tidspunkt, hvor alle krævede parter kan mødes; reservere et sted; og i tilfælde af lange møder, der finder sted i en midtvejs pause, bestilling af frokosttjeneste til teammedlemmer.
Under mødet noterer projektlederen omhyggelige bemærkninger om alle de emner, der diskuteres, beslutninger, der er nået, og spørgsmål, der skal besvares på et senere tidspunkt. Hun vil være ansvarlig for at sikre, at alle interessenter er enige om betingelserne, tidsplanerne og omkostningerne, og at de fuldt ud forstår, hvad der kræves af dem. Bagefter skal projektlederen straks distribuere klare, kortfattede mødeanvisninger.
En af de vigtigste funktioner i et kickoff-møde er at indstille en leveringsliste. Dette er en liste over alle de poster, der skyldes klienten, og de specifikke handlinger, der er nødvendige for at imødekomme hver leverbar. F.eks. Kan en kunde, der kan leveres, være at fremstille et indgangsskilt til et detailsted. For at opnå dette skal skiltet designes, materialer skal fremskaffes og bestilles, det skal produceres, kvaliteten skal verificeres, og skiltet skal sendes og / eller installeres. Indkøbsspecialisten kan ikke bestille materialer, før designeren designer tegnet, og hvis et af disse trin ikke er afsluttet efter planen, vil installationsprogrammet ikke være i stand til at overholde forfaldsdato.
Tildeling af opgaver er meget vigtig for processen, så mødeanmeldingerne til et kickoff-møde bør indeholde en liste over handlingsemner, forfaldsdatoer og ansvarlige parter. Hvis en part har problemer med forfaldsdato, specifikationer eller prisfastsættelse, er kickoff-mødet det tidspunkt at bringe det op. Dette møde er et åbent forum for alle involverede parter for at sikre, at de får det, de har brug for, for at producere et vellykket projekt.