Hvad er en vidensorganisation?

Videnorganisation er den overordnede proces med at "organisere" og arrangere al information og viden, der indsamles af en virksomhed eller et firma. På denne måde kan en virksomhed have en meget lettere tid på at skaffe data og ressourcer, når det er nødvendigt. Denne proces hjælper også en virksomhed med at identificere, hvor meget viden den har, og hvor meget den mangler. Begrebet videnorganisation har derfor behandlet ”viden” som et aktiv, der skal bevares og øges til gavn for virksomheden.

Metoden til videnorganisation inkluderer flere trin, der kan ske både på en overlappende og samtidig måde. Det første trin er klassificering, hvor dokumenter først kan sorteres og grupperes efter deres fælles faktorer. Videnkortlægning følger derefter, hvor alle potentielle kilder til viden - mennesker, institutioner og teknologi - identificeres. Dette hjælper med at stille viden til rådighed i stigning i kvalitet og kvantitet.

Indeksering af al viden er det næste trin i videnorganisation. I dette trin gemmes alle indsamlede data og dokumenter. Normalt sker kategorisering samtidig med indeksering for at identificere og mærke alle de videngrupper, der oprindeligt blev klassificeret. Det kan være svært at følge disse trin, når det udføres manuelt, så virksomheder bruger som regel computersoftware og applikationer for at gøre opgaver lettere. Computerprogrammer er også mere tilgængelige med hensyn til at lede efter og hente alle mulige dokumenter og "viden."

Vidensorganisation beskæftiger sig ikke kun med viden, der kan bringes ind i virksomheden, men også med den eksisterende viden og information i virksomheden selv. Eksempler på intern viden er medarbejderevalueringer, workflowdiagrammer og årlige økonomiske rapporter. Al denne viden hjælper en virksomhed med at bestemme, hvor dens styrker ligger, og hvordan man reducerer og forbedrer dens svagheder. Når al relevant viden er til stede, kan centrale officerer gennemføre møder og konferencer som en del af vidensorganisationen.

Denne praksis er vigtig for ikke kun virksomheder og forretningsrelaterede områder, men er også værdifuld i institutioner, historiske arkiver og museer. Selv biblioteker følger en traditionel type videnorganisation gennem katalogkort og indekser, længe før tilstedeværelsen af ​​computere. Specielt museer har behov for at organisere al indsamlet viden for at sikre, at alle data er autentiske, troværdige og tilgængelige for offentligheden. Selv leksikon og almanakker er daglige eksempler, hvor organisering af viden er blevet anvendt. Kort sagt, alle organisationer og bestræbelser, der er afhængige af viden, har brug for processen med videnorganisation for at gøre alle relevante data nemme at indsamle, hente og forstå.