Hvad er en mailstream?

Poststrømmen er summen af ​​dokumenter, pakker og elektronisk korrespondance, der bevæger sig gennem en virksomhed eller et hjem. Udtrykket bruges oftere i erhvervslivet, normalt i sammenhæng med at lære at styre den store poststrøm, der følger med et stort firma. Flere virksomheder er specialiserede i mailstream-tjenester og tilbyder måder at forbedre effektiviteten på hvert trin i postprocessen. For virksomheder, der er specialiserede i markedsføring, er det vigtigt at oprette et strømlinet mailingsystem.

Ud over selve mailen omfatter mailstrømmen trinnene undervejs. Dokumentoprettelse, posthåndtering, arkivering, behandling og alle andre opgaver, der er relateret til poststrømmen, er inkluderet i det. Fra det øjeblik, et dokument oprettes, indtil det forlader virksomheden, er det inkluderet i poststrømmen. På den anden side af ligningen, det øjeblik, hvor et stykke korrespondance kommer ind i virksomheden, det bliver også en del af poststrømmen, indtil det håndteres korrekt.

Regninger, pakker, personlig korrespondance, markedsføringsmateriale og digitale dokumenter er alle en del af poststrømmen. Mens enkeltpersoner normalt er i stand til at administrere deres mail alene, er en virksomhed normalt nødt til at implementere et system. De fleste virksomheder sender dagligt store mængder materiale ud og dirigerer hele virksomheden mail gennem et centralt postrum. Nogle af de foranstaltninger, der træffes for at udjævne en mailstream, inkluderer brug af standardiserede konvolutter, sortering af e-mail, før den sendes ud, så et firma kan modtage bulk mailing-priser og bruge computerprogrammer til at administrere posten. Indgående mail behandles og leveres af medarbejdere i mail room.

Inden for elektronisk kommunikation bruger mange virksomheder højt drevne filtrering og sorteringstjenester til at organisere post, før den når slutdestinationen. Disse programmer filtrerer typisk vira og uønsket materiale, før de sikrer, at digital kommunikation når den rigtige person. Mange virksomheder drager også fordel af den digitale mailstream til at sende reklamemails til kunder, da direkte markedsføring ved hjælp af digitale medier er meget billigere end fysisk direkte mail.

Ved at føre gode poster over en mailstream kan et firma tilbyde bedre kunde- og klienttjenester. De fleste virksomheder kæmper også med at synkronisere digital og fysisk kommunikation. Digital korrespondance har en meget kortere forsinkelse end fysisk. For kunder kan det være irriterende eller foruroligende, hvis et virksomheds poster ikke holdes ajour. I et firma med en synkroniseret og organiseret mailstrøm kan en virksomhedsrepræsentant slå op efter en kunde og spore hele virksomhedens korrespondance med ham eller hende, hvilket gør kundeinteraktion meget lettere.