Hvad er et mødesystem?
Et mødesystem er en teknik, der bruges til at få møder, konferencer eller andre indsamlinger af enkeltpersoner til at gå mere problemfrit, komme til gensidigt overensstemmende beslutninger eller på anden måde nå et mål. Der er mange forskellige mødesystemer, der er tilgængelige for virksomheder, grupper eller statslige organer for effektivt at lette møder. Det anvendte mødesystem afgøres ofte af ledelsen i et selskab eller aftales med et flertal i en gruppe. Et system kan være struktureret eller ustruktureret og er ofte bundet af visse regler og tidsbegrænsninger.
"Robert's Order of Order" er et fælles mødesystem, der bruges af mange virksomheder og parlamentariske organer. Systemet blev udviklet i begyndelsen af det 20. århundrede og anvender en række regler for, hvordan et møde gennemføres. Møder, der afholdes ved hjælp af Robert's Order of Order, har ofte en formand eller præsident, der fører tilsyn med begivenhederne. Reglerne regulerer, hvem der skal tale, hvor længe den person kommer til at tale, hvordan poster stemmer om og rækkefølgen af begivenhederne på mødet. Systemet kan ændres for at imødekomme et virksomheds behov eller ændres af en statlig enhed, der bruger det. Fordelen ved denne type system er, at det ofte forhindrer langvarige debatter i at monopolisere tiden på møderne og tilvejebringer en ordnet proces til gennemførelse af mål. Ulempen er, at reglerne er komplekse og lange, og derfor er mange ansatte muligvis ikke fortrolige med hele systemet.
Åben plads er et mødesystem, der er meget mindre struktureret, og som ofte bruges af en virksomhed på en konference, tilbagetog eller endda et ugentligt personalemøde. Under dette system leveres et mål eller flere mål i begyndelsen til deltagere. Personer, der deltager, opdeler derefter i grupper og bruger kreative processer til at forsøge at nå målet i løbet af begivenheden. Et åbent rummødesystem er effektivt til at få de fleste ansatte eller deltagere involveret i processen, men manglen på struktur i dette system er muligvis ikke passende for enhver virksomhed.
Virksomheder, der har ansatte på flere geografiske placeringer, kan ofte bruge et online mødesystem. Websteder eller softwareprogrammer giver en person mulighed for at være vært for et møde via Internettet. Disse programmer har ofte et afstemningssystem, der kan bruges til at beslutte spørgsmål, og giver deltagere mulighed for at deltage via internetchat eller gennem stemmeteknologi. Værten kan bruge dette mødesystem til at dæmpe telefonopkald fra deltagerne og beslutte om rækkefølgen af begivenheder, og hvem der kan tale, hvornår. Disse systemer giver ofte brugere mulighed for at lave PowerPoint-præsentationer, vise videoer og bruge skærmdelings-teknologi til træningsformål og for at nå andre mødemål.