Hvad er et papirløst kontor?
Et papirløst kontor er et arbejdsmiljø, der fungerer med de fleste eller alle dets dokumenter i digital form, lagret elektronisk og let tilgængeligt. Det er baseret på ideen om, at mange af de tidligere papirbaserede funktioner i traditionelle kontorer er blevet digitaliseret. Da computere blev allestedsnærværende i det vestlige arbejdsmiljø, begyndte opinionsledere at forestille sig en arbejdsplads, hvor det at drive forretning digitalt ikke kun ville strømline forretningsprocessen, men også i vid udstrækning ville fjerne behovet for papir.
Den grundlæggende idé bag det papirløse kontor er, at dokumenter i de fleste tilfælde og i de fleste brancher ikke behøver at blive udskrevet. Kontrakter kan for eksempel oprettes på et kontor, e-mailes til parterne og underskrives elektronisk, hvor hver part leverer en bekræftet kopi af det underskrevne dokument. Blueprints kan gemmes og tilgås online, mens konstruktionsforløbet spores digitalt. Restauranter kan strømline deres operationer og minimere fejl ved at digitalisere deres madbestillingssystemer. De fleste virksomheder foretager mindst nogle af deres økonomiske transaktioner elektronisk.
Ud over at blot reducere papirmængden på arbejdspladsen er en betydelig fordel ved digitalisering af dokumenter, at den seneste version øjeblikkeligt er tilgængelig for alle. Adgang til nøjagtige, ajourførte oplysninger er især afgørende i sundhedsvæsenet, hvor patientjournaler traditionelt er blevet opbevaret i papirfiler forskellige steder. Potentialet for fejl er stort, når det afhænger af sådanne filer. Nogle patienter bærer dog deres relevante medicinske data på en digital opbevaringsenhed, der opdateres, hver gang de besøger en sundhedsperson. Disse enheder, spejlet af poster, der er vedligeholdt i en central database, er et væsentligt bidrag til at reducere sundhedspersonalernes afhængighed af papir og sårbarhed over for de problemer, der er forbundet med det.
Sammenlignet med digitaliserede poster har papir mange ulemper. Papirdokumenter kræver en betydelig mængde af personaletid til håndtering - oprettelse af dokumenter, derefter opbevaring og hentning af dem. Mailing tilføjer et andet lag tid og penge til papirhåndtering. Papirdokumenter skal også gemmes, hvad enten de er alfabetisk eller efter oprettelsesdatoen, og den eneste måde at hente et papirdokument på er ved at vide, hvordan det blev gemt. Derudover er ledere akut opmærksomme på, at et forkert udfyldt dokument ofte er et tabt dokument.
En af de mest betydningsfulde hindringer for det papirløse kontor er den menneskelige faktor - det vil sige, at de fleste virksomheder traditionelt har været papirorienterede, og det er vanskeligt at ændre gamle vaner. F.eks. Udskrives og arkiveres mange elektroniske dokumenter ofte bare som rutine. Derudover gør den stigende sofistikering og kapacitet hos printere og kopimaskiner det muligt at udskrive dokumenter af en kvalitet, der tidligere kun var tilgængelig fra kommercielle printere, men til en brøkdel af deres omkostninger. Dette førte til en verdensomspændende tryghed; Fra det tidspunkt, hvor det papirløse kontor først blev artikuleret til 2000, anslås det, at den samlede produktion af papirdokumenter af alle slags fordoblet. Siden da er produktionen imidlertid planet ud og derefter begyndt at falde.
Implementering af papirløse kontorer kan medføre ønskelige miljømæssige fordele. Produktionen af papir bidrager både til afskovning og forurening ud over produktionen af drivhusgasser, der siges at forværre den globale opvarmning. Derudover kan trykfarver, der bruges til fremstilling af dokumenter, indeholde skadelige komponenter, der i volumen også har en negativ indvirkning på miljøet.
Mange arkiver kan digitaliseres, og virksomheder, der implementerer papirløse programmer, inkluderer scanning af eksisterende papirregistre som en del af disse programmer. Mange virksomheder har fundet ud af, at de har gemt mange papirregistre, de ikke har brug for, f.eks. Kopier af månedlige opgørelser sendt til kunderne. Ud over at reducere mængden af lagrede papirdokumenter har organisationer, der har gennemgået digitaliseringsprogrammer, været i stand til at omdisponere plads til andre formål end dokumentlagring.