Hvad er en lønningsportal?
En lønningsportal er en elektronisk grænseflade, der kan bruges af både arbejdsgivere og ansatte til at interagere med lønningsinformation. Det er normalt designet til at blive præsenteret enten online eller i et internt netværk, så folk kan få adgang til lønningsoplysninger til enhver tid. Generiske lønningsportaler er tilgængelige fra en række virksomheder, der designer software og grænseflader til styring af lønningslister og konti. Virksomheder kan også bygge deres egne, hvis de har brug for brugerdefinerede funktioner eller specielle tjenester, der ikke er tilgængelige i basisprogrammer.
For at få adgang til en lønningsportal skal folk indtaste en identifikation og adgangskode. Navne eller unikke numre kan bruges til identifikation, og mens tilfældige adgangskoder typisk er tildelt ved oprettelse af konti, kan folk også ændre deres adgangskoder, og dette anbefales af sikkerhed. Når systemet først er accepteret, forsynes brugeren med en grænseflade, der kan navigeres for at få adgang til forskellige typer information.
En lønningsportal indeholder typisk lønstub-poster sammen med skatteoplysninger. Folk kan slå op og udskrive gamle lønstubber, sammenligne lønstubber og kontrollere, at de oplysninger, der er registreret for de foregående lønnsperioder, er korrekte. Skatteskemaer, inklusive indkomstangivelser og oplysninger om fordele, kan også fås via portalen. Arkiver af materialer fra tidligere år er også tilgængelige for nemheds skyld.
Arbejdsgivere, der tilbyder fordele, kan give medarbejdere mulighed for at tilmelde sig fordelsprogrammer gennem portalen eller foretage ændringer i deres konti. Medarbejdere kan vælge størrelsen af bidragene i forskellige ydelsesproblemer, oprette elektroniske pengeoverførsler til deres betalinger og opdatere oplysninger såsom deres adresser og kontaktoplysninger. Dette mindsker arbejdet med fordeladministratorer, da ansatte kan bruge lønningsportalen direkte i stedet for at skulle kontakte nogen for at foretage disse ændringer.
Formularer og dokumentation kan også leveres via portalen. Noter, meddelelser og medarbejderhåndbøger kan offentliggøres i en lønningsportal for at sikre, at folk ser dem. Dette sikrer, at medarbejderne modtager information rettidigt, og det reducerer spild. Brug af elektroniske midler til kommunikation reducerer den mængde papir, der kræves af et kontor, og det kan også øge sikkerheden, da fortrolige materialer er mindre tilbøjelige til at blive udeladt i offentlige områder, når medarbejderne ikke forsynes med papirkopier.
Omkostningerne ved en lønningsportal varierer. Nogle pakker inkluderer installation af softwaren sammen med vedligeholdelse og opdateringer. Andre kræver, at folk betaler ekstra for tjenester som opgraderinger til systemet. Når man sammenligner systemer, ønsker folk måske at tænke på funktioner, fleksibilitet og priser.