Hvad er en foretrukken leverandørliste?

I de fleste store organisationer er indkøbsafdelingen ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af den foretrukne leverandørliste. Denne liste leveres til afdelinger og indkøbsmedarbejdere til at hjælpe med ordreplacering aspekt af indkøb eller indkøb. Det primære formål med en foretrukken leverandørliste er at hjælpe købere med at vælge leverandører, der har afsluttet en grundig gennemgangsproces.

Processen, der kræves for at føje en leverandør til den foretrukne leverandørliste, varierer efter organisation. Typisk bestemmes den krævede tidsperiode og typen af ​​gennemgang af dollarværdien af ​​varen. De fleste virksomheder har en liste over råvarer, som de har brug for at købe regelmæssigt. I stedet for at udstede en anmodning om forslag (RFP) og vælge en leverandør, leverer de en foretrukken leverandørliste til personalet.

Som et absolut minimum under denne gennemgangsproces identificeres det juridiske navn og adresse på sælgeren sammen med beskatningsnumre, varer, de tilbyder, eller tjenester. Mange virksomheder bruger en vurderingstjeneste, såsom Dunn og Bradstreet® eller branche-specifikke vurderingsfirmaer, for at bekræfte virksomhedens legitimitet og afgøre, om der er nogen kendte problemer med firmaet.

I de fleste virksomheder afsluttes en grundig gennemgang af sælgeren, før den føjes til den foretrukne leverandørliste. Det første trin i denne proces er indsendelse af en udfyldt anmodningsformular af leverandøren. De krævede oplysninger kan omfatte en kopi af en finansieringsoversigt, mængde produceret materiale, kilder til dele, fagforeningstilknytninger og en liste over virksomhedens ledere.

Denne information gennemgås af indkøbspersonale, der er ansvarlige for at sikre, at de er nøjagtige. Ud over denne informationsindsamling kræver mange virksomheder en inspektion på stedet. Under denne proces tager et medlem af indkøbsafdelingen en detaljeret rundvisning i faciliteterne, mødes med personalet og gennemgår procedurerne for kvalitetssikring.

Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder revurderer den foretrukne leverandørliste hvert tredje til femte år. Formålet med inspektionen er at gennemgå ændringer i procedurer, leverandører og anden relevant information. Hvis en virksomheds produktkvalitet falder, kan den fjernes fra den foretrukne leverandørliste.

Det er indkøbspersonalets ansvar at styre og overvåge leverandørens ydelse. Rapporter om køb af aktivitet, fakturaer, udgaver og forsendelser indsamles ofte kvartalsvis og gennemgås. Den kontinuerlige dedikation til leverandørstyring betragtes som en bedste praksis i at købe organisation.