Hvad er en foretrukken leverandør?
En foretrukken leverandør er en leverandør, der er undersøgt af et firma og godkendt. Når en virksomhed har brug for tjenester, henvender det sig først til foretrukne leverandører, hvilket betyder, at det at være en foretrukken leverandør kan sætte en virksomhed i en stærk position. Som hovedregel er det kun rigtig store virksomheder og institutioner, der bruger foretrukne leverandører, og folk skal ansøge om at komme ind i det foretrukne leverandørprogram.
Der er flere kvaliteter, som et firma ser efter i en foretrukken leverandør. Omdømme i branchen er bestemt vigtig, ligesom emner som tidsydelse, rimelige omkostninger og høj kvalitet af produkter og tjenester. Foretrukne leverandører skal også være fuldt licensierede, bundne og forsikrede, alt efter hvad der er relevant, med rigelig bevis for certificering og erfaring inden for det område, de er specialiseret i. For eksempel vil et firma, der leder efter blikkenslager, der kan føjes til en foretrukken leverandørliste, se efter personer og virksomheder, der har vist et højt kompetenceniveau inden for VVS-området.
Forretningspraksis hos en leverandør kan også være vigtig. Et firma, der f.eks. Ønsker at fremme bæredygtighed, vil kun bruge leverandører med gennemprøvet miljøpraksis og et demonstreret engagement i miljøforvaltningen. Ligeledes foretrækker et religiøst firma måske at bruge leverandører, der deler dets religiøse tro.
Mange virksomheder forventer også nogle indrømmelser fra foretrukne leverandører. Ved at føje et firma til en foretrukken leverandørliste siger en virksomhed, at dette firma vil være dens første ressource for varer og tjenester, og at det ikke vil se andre steder, medmindre en leverandør ikke kan levere de nødvendige tjenester. Til gengæld kan et selskab bede om rabatter fra en foretrukken leverandør og for anden særlig behandling, da virksomheden betragter sig som en meget vigtig kunde.
Nogle virksomheder indgår den såkaldte en foretrukken leverandøraftale, en kontrakt mellem en foretrukken leverandør og det firma, der er beregnet til at præcisere betingelserne for forholdet. At have en sådan kontrakt kan være en meget god idé, da det sikrer, at alle forstår, hvad forventningerne er, og det kan lægge grunden til juridisk anvendelse, hvis der opstår et problem. En foretrukken leverandøraftale skal læses omhyggeligt af begge parter for at bekræfte, at der ikke er nogen overraskelser i kontraktbetingelserne.
Indkøbsafdelingen administrerer ofte forhold til foretrukne leverandører, og den har en leverandørliste, som den distribuerer til andre afdelinger. Når folk har brug for noget, forventes de at se, om en leverandør på denne liste giver det, før de ser på eksterne leverandører.