Hvad er en forebyggende handling?
En forebyggende handling er enhver foranstaltning, der tages som et middel til at tackle en mangel eller svaghed i en proces, før den har den virkning, at resultatet af denne proces i væsentlig grad ødelægges. Denne strategi kan bruges i en række indstillinger og involverer typisk ledelsens bestræbelser på at sikre, at en operation fungerer med den højest mulige effektivitet. Som et proaktivt værktøj vil forebyggende handling søge at identificere potentielle problemer, før de opstår, implementere ændringer, der minimerer eller eliminerer problemet, og giver produktionen mulighed for at fortsætte uden nogen skadelige virkninger.
Oprindelsen af en forebyggende handling kan komme fra et vilkårligt antal kilder. Et managementteam bruger muligvis data indsamlet om produktionsprocessen og identificerer en eller anden faktor, der skal adresseres for at undgå et udviklingsproblem. Til tider kan medarbejdere, der er direkte involveret i produktionsprocessen, bemærke noget, der har potentialet til at have negativ indflydelse på driften og samarbejde med en manager for at forhindre, at dette påvirker negativt. Selv kunder kan undertiden komme med forslag, der igen fører til, at ledelsesteamet ser nærmere på et aspekt af et produkt eller den måde, hvorpå produktet fremstilles, og udvikler et handlingsforløb, der inkorporerer disse kundeforslag.
Forebyggende handling kan forekomme i enhver form for forretningsindstilling. Det væsentlige ved processen involverer identifikation af en eller anden faktor, der har potentiale til at bremse produktionen eller mindske kvaliteten på en eller anden måde. Når hovedårsagen til det potentielle problem er identificeret, er det muligt at begynde at brainstorme mulige løsninger, der vil eliminere problemet. Hver af disse løsninger køres derefter gennem en simuleringsproces for at bestemme, om en eller flere vil skabe yderligere problemer, hvis de implementeres. Når den bedst mulige løsning er identificeret, implementeres den, og operationen kan fortsætte på samme eller muligvis endda et højere niveau af produktion og effektivitet.
Virksomheder i alle størrelser bruger muligvis forebyggende foranstaltninger for at forbedre deres operationer. På et kontor kan det at tage denne type korrigerende handling hjælpe med at øge produktiviteten med hensyn til behandling af daglige administrative opgaver. Fremstillingsanlæg kan tage forebyggende foranstaltninger for at minimere potentialet for nedbrydning af udstyr eller forurening af råmaterialer, der bruges til produktion af varer. Selv en hjemmevirksomhed kan gøre brug af det generelle koncept med forebyggende handlinger ved at bruge processen til at identificere problemer, der kan spore produktiviteten og have negativ indflydelse på indkomststrømmen, og udvikle processer, der sikrer, at indkomstniveauer forbliver inden for acceptabelt interval.