Hvad er en Print Audit?
En udskrivningsrevision udføres typisk af store organisationer i påvente af en anmodning om udskrivningstjenester til forslag eller kontraktfornyelse. Det primære formål med en udskrivningsrevision er at indsamle målinger for den aktuelle printerbrug, forskellige metoder til at få adgang til udskrivningsressourcer og bestemme de samlede driftsomkostninger forbundet med udskrivningsaktiviteter. Udtrykket revision er typisk forbundet med en detaljeret økonomisk gennemgang. Imidlertid er hovedformålet med enhver revision, at uvildige fagfolk indsamler information og leverer en formel rapport til at hjælpe med beslutningstagningen på det udøvende niveau.
Omfanget af en udskrivningsrevision skal være klart defineret i begyndelsen af processen for at sikre et levedygtigt svar. Definitionen af en udskrivningsfunktion eller relateret job er kritisk, da antagelser kan resultere i forkerte konklusioner. For eksempel kan en udskrivningsrevision omfatte fotokopier, elektronisk dokumentscanning og udskriftsjob eller en blanding af disse indstillinger. I andre firmaer eller brancher kan trykning omfatte alle eksterne trykleverandører eller kontrakter for genstande som brochurer, pjecer og relaterede genstande.
Det første trin i enhver udskrivningsrevision er at indsamle brugsmålinger. Alle printere har en kopitæller, og digitale enheder lagrer denne information elektronisk. Nogle printere er kendt som multifunktionsenheder og har evnen til at udskrive, scanne og kopiere. Metrics for hver af disse opgaver gemmes separat. Enheder, der har både farve- og sort-hvid-indstillinger, adskiller også disse to opgaver for større nøjagtighed.
En omfattende printrevision skal indeholde oplysninger om, hvordan man får adgang til udskrivningsressourcer. Der er ofte flere processer inden for den samme organisation, og dette kan være baseret på, hvilke typer tjenester der er adgang til. For eksempel har et moderne kontor en fuldt netværksprinter, der normalt deles af en gruppe mennesker. Andre faciliteter kan have individuelle printere placeret på hver arbejdsstation. Store udskriftsjob eller særlige anmodninger kan sendes til en valgt liste over leverandører eller en tilfældigt valgt fra telefonbogen.
De samlede driftsomkostninger for al udskrivningsrelateret aktivitet er en væsentlig del af enhver printrevision. Denne information skal omfatte faste udstyrsomkostninger, forbrugsstoffer, reparationstjenester, eksterne udskrivningsomkostninger, elektricitet og pladsbehov. For de fleste virksomheder er de samlede udgifter til udskrivningsaktivitet ret høje og er et godt sted at indføre omkostningsbesparende foranstaltninger. Ved måling af de samlede driftsomkostninger skal personaletid dedikeret til vedligeholdelse og support af disse enheder også inkluderes.