Hvad er en trykt revision?
En trykt revision udføres typisk af store organisationer i forventning om en anmodning om printtjenester om forslag eller fornyelse af kontrakt. Det primære formål med en trykt revision er at indsamle målinger ved den aktuelle printerbrug, forskellige metoder til adgang til trykkeressourcer og bestemme de samlede driftsomkostninger forbundet med trykaktiviteter. Udtrykket revision er typisk forbundet med en detaljeret økonomisk gennemgang. Hovedformålet med enhver revision er imidlertid, at uvildige fagfolk indsamler information og giver en formel rapport til at hjælpe med beslutningstagning på udøvende niveau.
Omfanget af en trykt revision skal defineres klart i begyndelsen af processen for at sikre en levedygtig reaktion. Definitionen af en trykt funktion eller et relateret job er kritisk, da antagelser kan resultere i defekte konklusioner. For eksempel kan en trykt revision omfatte fotokopier, elektronisk dokumentscanning og printjob eller en blanding af disse muligheder. I andre virksomheder eller industrier kan udskrivning iKlude alle eksterne udskrivningsleverandører eller kontrakter om genstande som brochurer, pjecer og relaterede varer.
Det første trin i enhver printrevision er at indsamle brugsmetrik. Alle printere har en kopietæller, og digitale enheder gemmer disse oplysninger elektronisk. Nogle printere er kendt som multifunktionsenheder og har evnen til at udskrive, scanne og fotokopi. Metrics for hver af disse opgaver gemmes separat. Enheder, der har både farve og sort/hvid indstillinger, adskiller også disse to opgaver for større nøjagtighed.
En omfattende udskrivningsrevision skal indeholde oplysninger om, hvordan udskrivningsressourcer er adgang til. Der er ofte flere processer inden for den samme organisation, og dette kan være baseret på de typer tjenester, der er adgang til. For eksempel har et moderne kontor en fuldt netværksprinter, der normalt deles af en gruppe mennesker. Andre faciliteter kan have individuelle printere lOple ved hver arbejdsstation. Store udskriftsopgaver eller specielle anmodninger kan sendes til en udvalgt liste over leverandører eller en tilfældigt valgt fra telefonbogen.
De samlede driftsomkostninger for al trykrelateret aktivitet er en væsentlig del af enhver printrevision. Disse oplysninger skal indeholde de faste udstyrsomkostninger, forbrugsstoffer, reparationstjenester, eksterne udskrivningsomkostninger, elektricitet og pladskrav. For de fleste virksomheder er de samlede omkostninger ved udskrivningsaktivitet ret høje og er et godt sted at indføre omkostningsbesparende foranstaltninger. Når man måler de samlede driftsomkostninger, skal personaletid dedikeret til vedligeholdelse og support af disse enheder også inkluderes.