Hvad er en indkøbscyklus?
Indkøbscyklen er en række trin, der er involveret i processen med at erhverve varer til salg eller brug af en virksomhed eller et agentur. Det starter med at identificere behovet for et givet produkt, bevæger sig gennem processen med køb og levering og afvikles ved fornyelse, hvor folk beslutter, om de har brug for mere af produktet. Ofte overvåger en hel afdeling denne proces. Denne afdeling skal finde de bedste produkter til de bedste priser under hensyntagen til begrænsninger som at nægte at gøre forretninger med visse virksomheder eller lande i færd med at beslutte, hvad de skal anskaffe og hvorfra.
Når en virksomhed identificerer behovet for et produkt, starter indkøbscyklussen med indsamling af oplysninger. Folk undersøger tilgængelige muligheder for at imødekomme behovet og indsamle data om priser, rabatter, leveringstider og andre spørgsmål. Når de først har identificeret den bedst mulige kilde, henvender de sig til leverandøren for at indgå kontraktforhandlinger. Dette kan være så simpelt som at bestille et par tilfælde af papir fra en papirfabrik eller så kompliceret som at forhandle om et helt nyt computersystem til et regeringsorgan.
I denne del af indkøbscyklussen arbejder folk på begge sider for at opnå den bedste pris. Leverandøren vil overveje faktorer som størrelsen på ordren og sandsynligheden for gentagne ordrer, mens virksomheden tænker over spørgsmål som hvor hurtigt det har brug for produktet. Det kan anmode om prøver for at give det en chance for at vurdere kvalitet og sammenligne tilbud fra forskellige leverandører. Til sidst vil den afslutte en aftale med en salgskontrakt og afvente levering.
Efter levering bruger eller sælger folk produktet, hvorved indkøbscyklussen afsluttes, da de enten står over for et nyt behov for produktet eller færdiggørelse af et projekt og ikke yderligere behov for et givet produkt. De kan kassere ubrugte produkter, returnere huslejer, slippe af med beskadigede og opbrugte produkter og beslutte, om de skal bestille mere. På dette tidspunkt i indkøbscyklussen kan folk bede om feedback fra medarbejdere og andre om, hvor godt produktet opfyldte deres behov, for at beslutte, om de vil bruge den samme leverandør eller henvende sig til en ny.
Der er normalt specifikke indkøbsprocedurer på et firma. Folk skal følge disse, hvis de ønsker at bestille nye produkter, fra arkivering af den korrekte rekvisitionsformular til at sikre sig, at der er nogen til rådighed for at underskrive for produktet på leveringstidspunktet. Dette kan være kompliceret på arbejdspladser med problemer som sikkerhedsmæssige problemer, hvor beskyttelse af arbejdspladsen kan kræve nogle yderligere trin, såsom at køre baggrundscheck af leverandører i løbet af indkøbscyklen.