Hvad er en indkøbsafdeling?
En indkøbsafdeling er en afdeling eller afdeling, der har ansvaret for at erhverve de nødvendige varer og tjenester, der kræves for at drive en virksomhed eller kommune. For at opfylde dette ansvar tildeles divisionen normalt myndighed til at forhandle leverandørkontrakter, begrænse købsbeløb og generere indkøbsordrer, der svarer til godkendte rekvisitioner. En indkøbsafdeling kan også være autoriseret til at udstede anmodninger om forslag (RFP'er) for at identificere de bedste leverandører til en bestemt vare eller service. Takket være moderne kommunikation er der en række fremragende e-indkøbssystemer, der kan hjælpe en afdeling i den daglige funktion af bestilling, sporing og modtagelse af disse varer og tjenester.
En af de største fordele ved en indkøbsafdeling er, at en centralisering af anskaffelsesfunktionen gør det muligt at standardisere indkøbsprocedurer. Dette kan ofte føre til bedre kontrol med regnskabsprocessen, da al bestilling sker gennem et centralt organ snarere end hver afdeling eller afdeling af virksomheden eller anden enhed, der bestiller varer og tjenester alene. Når indkøb finder sted gennem en pipeline, er det meget lettere at holde styr på udgifterne og holde dem inden fornuft.
En anden fordel for indkøbsafdelingen er muligheden for at foretage volumenkøb på varer, der er nødvendige i flere afdelinger. F.eks. Kan indkøbssystemer, der kan spore brugen af kontorartikler i alle afdelinger, hjælpe med at bestemme, hvor mange papirstrimler der er behov for for at holde virksomheden operationel inden for en given tidsramme. Ved hjælp af disse data kan de personer, der deltager i indkøb af indkøb, normalt kommandere en lavere enhedspris ved at placere en enkelt stor ordre hos en leverandør og således spare virksomheden penge. Dette ville være svært at opnå uden en slags central indkøbsproces.
Det er ikke usædvanligt, at en indkøbsafdeling også inviterer leverandører til at deltage i en budproces for virksomhedens forretning. Dette betyder, at divisionen har evnen til at indlede og føre tilsyn med indkøbskontrakter, der låser ind specialpriser for forskellige varer og tjenester, i det mindste i et givet tidsrum. Afdelingen kan bruge denne model som en del af indkøb af forsyninger eller endda byggeindkøb, hvis virksomheden eller kommunen er involveret i et byggeprojekt.
Generelt er indkøbsprogrammer struktureret til at fungere med integritet og ærlighed. Der er normalt en række kontroller og balancer indbygget i systemet for at gøre det vanskeligere at omgå etablerede procedurer, eller for folk, der arbejder inden for divisionen at modtage særlig kompensation til gengæld for en leverandørkontrakt. Som med enhver afdeling eller afdeling, der handler med finanser af enhver art, revideres en indkøbsafdeling regelmæssigt, normalt mindst en gang om året. Dette hjælper med at sikre, at procedurer følges, og at alle transaktioner gennemføres på en måde, der er både lovlig og etisk.