Hvad er en indkøbsgruppe?
En indkøbsgruppe er et team af enkeltpersoner i en organisation eller virksomhed, der har autoriteten og ansvaret for at anskaffe eller få et givet produkt eller serie af produkter. Indkøbsgruppen kan bestå af enkeltpersoner fra forskellige afdelinger i en organisation, så hver enkelt person kan repræsentere personalets behov inden for denne afdeling og kan hjælpe i beslutningsprocessen. Gruppen kan også omfatte dem, der har budgetmyndighed, og dem, der er ekspert inden for den type materiale, der indkøbes. Hvis der for eksempel købes nye computere, kan en repræsentant fra den afdeling, der bruger computere, arbejde sammen med virksomhedens informationsteknologiafdeling som en del af en indkøbsgruppe.
Gruppens ansvar kan begynde med at identificere et behov, der skal imødekommes. For eksempel vil nogle grupper vurdere computersituationen i virksomheden for at afgøre, om og hvornår nye computere skal købes. I andre tilfælde er indkøbsgruppen imidlertid ikke samlet, før der allerede er identificeret en efterspørgsel, og gruppen har ganske enkelt til opgave at vælge de passende produkter, der imødekommer virksomhedens behov.
Indkøbsgruppen undersøger derefter for at bestemme, hvilket produkt der bedst opfylder virksomhedens behov. Dette kan involvere kontakt med sælgere, samt at deltage i messer eller prøveudtagningsprodukter for at afgøre, om disse produkter er effektive eller ikke. Det kan også indebære, at man udfører personlige og online-undersøgelser vedrørende prisfastsættelse, kundeservice, produktkvalitet og andre variabler, der har indflydelse på, om et givet produkt ville være et godt køb eller ej.
Gruppen kan have et fastlagt budget inden for hvilket det skal arbejde. Gruppen bliver nødt til at tage dette og andre parametre, der er indstillet af myndighederne i virksomheden, i betragtning. Derefter skal den træffe en beslutning eller henstilling på grundlag af den forskning, den har foretaget, og de budget og begrænsninger, der er pålagt den.
Indkøbsgrupper kan være ansvarlige for faktisk at foretage køb og / eller for at sikre kontrakter, der skal købes med producenten eller leverandøren efter deres valg. De kan også fremsætte henstillinger til, hvad der skal anskaffes eller købes, og en anden afdeling eller afdeling kan derefter foretage det endelige faktiske køb. Nogle indkøbsgrupper har endelig myndighed, mens andre skal konsultere en højere direktør eller en person inden for virksomheden, før de kan foretage et køb eller en kontrakt om salg af varer.