Hvad er et indkøbskontor?

Et indkøbskontor eller -afdeling er typisk organiseret inden for en stor virksomheds eller organisations finansieringsportefølje. Der er to organisatoriske strukturer, der bruges til indkøb: centraliseret og plantespecifik. I et centraliseret indkøbskontor styres alle indkøbsanmodninger og aktiviteter af en central administrativ gruppe. I en plantespecifik struktur har hver fysisk facilitet sit eget indkøbskontor.

Inden for den centraliserede indkøb er der typisk fem roller: køber, indkøbschef, indkøbschef, direktør og indkøbsanalytiker. Alle fem medlemmer af et indkøbsteam leverer tjenester til enhver afdeling inden for organisationsstrukturen. Afdelingsbrugere kan indsende deres købsanmodninger elektronisk eller via telefon, fax eller e-mail. Det centrale indkøbskontor er designet til at styre klientens krav og samtidig sikre overholdelse af indkøbspolitikken.

For at kvalificere sig til en stilling i indkøb, er alle kandidater forpligtet til at gennemføre et minimum collegeeksamen i erhverv eller indkøb. Professionelt indkøbspersonale har typisk en professionel betegnelse, såsom Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). I den centraliserede model er køberen en entry-level position. Indkøbsansvarlig og analytiker er begge professionelle stillinger, hvor indkøbschef har tilsynsansvar. Indkøbsdirektøren sætter den strategiske retning og er involveret i forhandlinger af høj værdi.

I en plantespecifik struktur er den højest rangerede person på kontoret typisk en indkøbschef. Hver indkøbschef kan have en eller to købsansvarlige og flere købere på personalet. Det samlede antal ansatte afhænger af anlæggets størrelse og indkøbsmængden. Indkøbschefer rapporterer typisk til finansdirektøren eller kontrolløren i anlægget eller anlægget.

Uanset organisationsstruktur er indkøbspersonalets primære opgave at finde den bedst mulige kombination af pris, kvalitet og service. Hvert medlem af kontoret forventes at levere service til sin klientgruppe, forstå kravene og kommunikere med leverandørsamfundet. At finde de bedste leverandører og afslutte en indkøbsordre involverer en række trin designet til at sikre en åben, retfærdig proces.

Indkøbsanalyse er primært en central funktion og kan være organiseret som et ansvar for finansielle tjenester. Denne person opretter rapporter for at spore udgiftsaktivitet mod kontrakter, generelle udgifter og sikre overholdelse af politikker. Yderligere uddannelse i statistik og datastyring er ofte påkrævet i denne rolle. Disse rapporter leveres normalt til den øverste ledelse, både til at spore de faktiske udgifter og for at overvåge indkøbskontorets resultater.