Hvad er et anskaffelsessystem?
Et indkøbssystem er typisk et edb-system designet til at styre indkøbsprocessen. Indkøb er et udtryk, der bruges til at beskrive købsaktivitet for en virksomhed eller organisation. Der er to primære typer indkøbssystemer: elektroniske indkøb og standardindkøb. Begge typer systemer er bredt tilgængelige og er ofte inkluderet i en enterprise resource planning (ERP) eller regnskabssoftwareprodukt.
Selvom den leverede funktionalitet varierer afhængigt af software, inkluderer et typisk indkøbsværktøj indkøbsrekvisitioner, indkøbsordrer, varekvitteringer og fakturabehandling. Ud over disse kernekrav inkluderer de fleste systemer en række rapporteringsværktøjer. Indbyggede godkendelsesprocesser, kontroller og pengestyringsværktøjer er normalt standard i de større produkter.
Det primære koncept med indkøb er, at avanceret planlægning, planlægning og gruppekøb vil resultere i omkostningsbesparelser, mere effektiv forretningsdrift og derfor øget rentabilitet. Et anskaffelsessystem bruges til at styre denne proces, der giver omdrejningstid for fakturaer, sporing af de samlede udgifter efter varetype samt økonomiske forpligtelser og pengestrømstyring. Den komplette implementering af et anskaffelsessystem resulterer normalt i væsentlige ændringer af den eksisterende forretningsproces, da systemet vil kræve, at visse interne kontroller og procedurer er på plads.
Et elektronisk indkøbssystem kaldes også e-indkøb. Dette udtryk bruges til at beskrive software, der giver købere adgang til leverandørens kataloger via Internettet, samt acceptere elektroniske fakturaer. Køberne vælger deres materialer, angiver de konti, der skal debiteres for købet, og opretter en indkøbsordre i regnskabssystemet. Al indkøbsrelateret aktivitet afsluttes i det elektroniske system, hvilket reducerer papirarbejde og øger effektiviteten.
Elektronisk fakturabehandling giver udvalgte virksomheder mulighed for yderligere at strømline fakturagennemgang og godkendelse. Dataene dirigeres derefter gennem en række online-godkendelser, før de behandles til betaling i regnskabssystemet. Denne type indkøbssystem er meget populær i store virksomheder, hvor indkøbskontrakter er på plads til at styre udgiftsaktivitet. For disse virksomheder giver reduktionen af personaletiden til fakturabehandling et fremragende investeringsafkast.
Et standard indkøbssystem er fuldt integreret med den regnskabssoftwarepakke, der bruges af organisationen. Al købaktivitet spores og styres gennem dette modul, hvilket giver virksomheden mulighed for at kontrollere udgifter og spore muligheder for større besparelser. Rapporter, analyse og interne kontroller er alle indbygget i denne type software og er designet omkring bedste praksis. Implementeringen af et indkøbssystem er en af de nemmeste måder at forbedre driftseffektiviteten.