Hvad er et indkøbssystem?

Et indkøbssystem er typisk et edb -system designet til at styre indkøbsprocessen. Indkøb er et udtryk, der bruges til at beskrive indkøbsaktivitet for en virksomhed eller organisation. Der er to primære typer indkøbssystemer: elektronisk indkøb og standard indkøb. Begge typer systemer er vidt tilgængelige og er ofte inkluderet i en Enterprise Resource Planning (ERP) eller regnskabssoftwareprodukt.

Selvom funktionaliteten leveres efter software, inkluderer et typisk indkøbsværktøj købsanlæg, indkøbsordrer, varekvitteringer og fakturabehandling. Ud over disse kernebehov inkluderer de fleste systemer en række rapporteringsværktøjer. Indbyggede godkendelsesprocesser, kontroller og fonde styringsværktøjer er normalt standard i de større produkter.

Det primære indkøbskoncept er, at avanceret planlægning, planlægning og gruppekøb vil resultere i omkostningsbesparelser, mere effektiv forretningsdrift og derfor øgetrentabilitet. Et indkøbssystem bruges til at styre denne proces, tilvejebringelse af omdrejningstid til fakturaer, sporing af de samlede udgifter efter råvaretype samt økonomiske forpligtelser og pengestrømstyring. Den komplette implementering af et indkøbssystem resulterer normalt i væsentlige ændringer i den eksisterende forretningsproces, da systemet kræver, at visse interne kontroller og procedurer er på plads.

Et elektronisk indkøbssystem er også kendt som e-indkøb. Dette udtryk bruges til at beskrive software, der giver købere adgang til leverandørens kataloger via internettet samt accepterer elektroniske fakturaer. Køberne vælger deres materialer, angiver de konti, der skal opkræves for købet, og opret en indkøbsordre i regnskabssystemet. Al indkøbsrelateret aktivitet afsluttes i det elektroniske system, reducerer papirarbejde og øger effektiviteten.

Elektronisk fakturabehandling giver udvalgte virksomheder mulighed for yderligere at strømline fakturaanmeldelse og godkendelse. Dataene dirigeres derefter gennem en række online godkendelser, inden de behandles til betaling i regnskabssystemet. Denne type indkøbssystem er meget populært i store virksomheder, hvor indkøbskontrakter er på plads for at styre udgiftsaktiviteten. For disse virksomheder giver reduktionen i personaletiden for fakturabehandling et fremragende afkast af investeringerne.

Et standard indkøbssystem er fuldt integreret med den regnskabsmæssige softwarepakke, der bruges af organisationen. Al indkøbsaktivitet spores og styres gennem dette modul, så virksomheden kan kontrollere udgifterne og spore muligheder for større besparelser. Rapporter, analyse og interne kontroller er alle indbygget i denne type software og er designet omkring bedste praksis. Implementeringen af ​​et indkøbssystem er en af ​​de nemmeste måder at forbedre driftseffektiviteten på.