Hvad er en professionel administrativ assistent?
Rollen som en professionel administrativ assistent er en vigtig rolle i driften af mange virksomheder. Selvom en professionel administrativ assistent har en tendens til at have lignende opgaver som enhver administrativ assistent, har han eller hun typisk mere års erfaring og / eller en universitetsgrad, og vil ofte arbejde med ledere i virksomheden og kan også fungere som en kontorleder. De administrative assistenters jobansvar er forskellige, men har ofte klæderisk karakter. Hver administrativ assistent har brug for evnen til at arbejde godt sammen med andre mennesker, have fremragende organisatoriske evner og være dygtig til at skrive og arbejde på en computer.
Ifølge det amerikanske arbejdsdepartement kan en professionel administrativ assistent arbejde på et kontor enten i en administrativ eller geografisk kapacitet, hvilket sikrer, at virksomheden kører effektivt og effektivt. Nogle af deres pligter kan omfatte styring af kommunikation mellem virksomheden, dens kunder og dens ansatte, såsom pr. Post, telefon eller e-mail; planlægning af møder; indstilling af aftaler; føre omhyggelig arkiveringsprotokoller eller udvikle et arkiveringssystem; at hjælpe andre medarbejdere med projekter eller forskning; og foretage rejsearrangementer. De fleste professionelle administrative assistenter udfører alle disse opgaver og meget mere.
Nogle yderligere opgaver kan omfatte ansættelse og uddannelse af nye medarbejdere, hjælp til kunder eller klienter, der kommer ind på kontoret og vedligeholdelse af kontorets forsyninger. Dette kan betyde, at man tager en opgørelse over forsyninger og bestiller, hvad der er nødvendigt, samt holder omhyggelige bogføringsregistre. En professionel administrativ assistent skal være fortrolig med teknologisk udstyr på kontoret og være i stand til at udføre mindre reparationer eller beslutte, hvornår man skal ringe til nogen for at reparere et udstyr.
En professionel administrativ assistent har brug for evnen til at arbejde uafhængigt og træffe beslutninger. Han eller hun bliver nødt til at beslutte, hvilke oplysninger der skal videresendes til chefen, samt hvad der kan behandles uafhængigt. En administrativ assistent, der fungerer i en kontorlederrolle, skal sørge for, at kontorpolitikker opretholdes, hvilket kan være med hensyn til spørgsmål som f.eks. Det er også vigtigt at være sikker på, at kommandokæden følges, hvis kontoret er et mere formelt miljø.
Nogle professionelle administrative assistenter træner til at arbejde inden for specifikke områder, såsom det juridiske eller medicinske område. Disse områder kræver generelt yderligere træning for at lære den specifikke terminologi og metodologi i det miljø, de skal arbejde i. Assistenter inden for disse felter får ofte højere løn end i almindelige kontormiljøer.
Der er mange certifikatprogrammer og individuelle klasser til rådighed for at uddanne administrative assistenter. Disse typer træning og certificeringer kan se fremragende ud på en CV og forbedre chancerne for at blive ansat. Mange administrative assistenter lærer imidlertid simpelthen deres værdifulde færdigheder på jobbet og tjener rejser og forfremmelser gennem mange års pålidelig service.