Hvad er et projektcharter?

I erhverv er et projektcharter et dokument, der definerer et projekt og giver tilladelse til det. Den angiver de vigtigste mål, værdierne og hensigten med projektet. Dette sikrer, at alle interessenter er enige om projektets formål og omfang, hvilket forhindrer forvirring, når projektet er i gang. Selvom et projektcharter muligvis ikke kræves i loven, er det et værdifuldt værktøj, der bruges af projektplanlæggere og andre interesserede parter for at holde projektet organiseret og fokuseret.

Hvis en virksomhed tidligere har skrevet projektcharter, kan planlæggere bruge et gammelt projektcharter som en skabelon, men hvis ikke, er skabeloner tilgængelige både online og i forretningsplanlægningsbøger og tidsskrifter. Mange af detaljerne kan hentes fra projektforslaget. Et projektforslag er generelt skrevet som en måde at få finansiering eller støtte til et projekt. Den viser projektets mål, og hvordan disse mål bliver opfyldt.

For at være nyttig skal et projektcharter indeholde visse oplysninger. Først skal det angive projektets navn og den ansvarlige. Det bør skitsere roller for nøglemennesker, såsom investorer, ledere og ejendomsejere, og det bør definere terminologi. Dette gør det muligt for alle involverede i projektet at dele det samme ordforråd, hvilket gør det meget nemmere at diskutere projektet.

Projektcharteret skal også angive projektets mål. Dette skulle være de samme mål, der blev fremsat af projektforslaget. Ændring af disse mål skal evalueres og godkendes af alle interessenter, før der foretages ændringer. Som ethvert godt mål, bør målene, der er angivet i et projektcharter, være specifikke og realistisk opnåelige. En tidsplan bør skitseres, så interessenter kan evaluere fremskridt.

Andre nøgleelementer i et projektcharter er prioriteter og rækkevidde. Prioriteterne fortæller, hvilke mål der er mest vigtige, og omfanget beskriver, hvad projektet vil og ikke vil medføre. Disse er vigtige for at forhindre, hvad der kaldes omfangskryp - den gradvise udvidelse af projektets fokus, indtil det bliver et umuligt at styre rod af mål, der dræner tid, penge og ressourcer væk.

Faktisk skal en detaljeret beskrivelse af den tid, penge og ressourcer, der er til rådighed til projektet, også medtages. Projekterede omkostninger og disponible midler bør skitseres, ligesom fristen for hvornår projektet skal afsluttes. Afhængig af størrelsen på et projekt og de enkelte aktionærers behov kan et projektcharter indeholde yderligere oplysninger, men det bør aldrig udelade nogen af ​​disse nøglepunkter.