Hvad er et projektforslag?
Projektforslag er dokumenter, der er designet til at præsentere en handlingsplan, skitsere årsagerne til, at handlingen er nødvendig, og overbevise læseren om at blive enig med og godkende gennemførelsen af de handlinger, der anbefales i dokumentets krop. I mange tilfælde udformes dokumentet som et svar på en anmodning om forslag (RFP), der er udstedt af en nuværende eller potentiel kunde. Imidlertid kan et dokument af denne type også være forberedt til at tjene et internt formål, især når nogen i virksomheden har en idé om, hvordan man kan gøre virksomheden mere rentabel eller effektiv og har brug for godkendelse og opbakning til at gennemføre handlingen.
I enhver situation vil et projektforslag være klart arrangeret, så læserne kan følge en logisk progression af tankerne til konklusionen. Mange eksempler på forslag tilbyder en grundlæggende retningslinje, der kan hjælpe selv begyndere med at komme i gang med effektiv forslag til skrivning. Retningslinjerne identificerer normalt fem nøglekomponenter eller sektioner i ethvert projektforslag: introduktion, baggrund, strategi, budgettering eller finansiering og resultat.
Med den indledende del af et projektforslag er ideen at fortælle læserne, hvad projektet handler om, og hvorfor det er værd at tage sig tid til at overveje projektet i første omgang. I hovedsagen tjener dette afsnit til at validere den tid og den indsats, der bruges til at præsentere dataene, såvel som den tid, der kræves til at læse og overveje fordelene og gennemførligheden af selve projektet. Introduktionen er ikke stedet at præsentere møtrikker og bolte i projektet, kun for at fastlægge dets potentiale og dyrke interesse nok til at tilskynde læseren til at lære mere.
Baggrunden udstrækker sig over de grundlæggende punkter i introduktionen, og nævner ofte specifikke grunde til, at projektplanen er god, baseret på historiske data, fremskrivninger af fremtidige behov og ydeevne og de aktuelle forhold i virksomheden. Baggrunden hjælper med at opbygge sagen for, hvordan projektet kan imødekomme de behov, der er opstået på grund af tidligere handlinger, mens de også forudser fremtidige behov og imødekommer dem rettidigt. For det meste vil baggrundsafsnittet sikre, at der skal gøres noget, og bane vejen for at lære, hvordan det kan udføres.
Med strategisektionen i projektforslaget er målet at skitsere alle procedurer, der er nødvendige for at gøre projektet vellykket. Ofte hjælper strategien med at definere kortsigtede og langsigtede mål for projektet, forklarer, hvordan man systematisk gennemfører hvert trin, og hvilken type afkast der kan forventes fra indsatsen. Her begynder læseren at få en idé om, hvor vigtigt projektet er, og det potentiale, det har for at hjælpe virksomheden med at udnytte de tilgængelige ressourcer bedre og samtidig placere sig for fremtiden.
Budgetafsnittet kommer ned på, hvad de fleste beslutningstagere skal vide, før de godkender et projekt: hvad er omkostningerne ved gennemførelsen af projektforslaget. I dette afsnit skal detaljerne bakkes op med fakta og tal, der er godt undersøgt og dækker alle tænkelige aspekter af finansieringen, der er nødvendig for at starte og vedligeholde projektet over tid. Mange forslag mislykkes her på grund af mangel på detaljer og underbyggende bevis for den detaljerede del, der er inkluderet.
Endelig peger projektforslaget på resultatet af gennemførelsen af projektet. Dette er det afsnit, hvor alle fordelene er tydeligt beskrevet. Fordelene kan omfatte emner som reduktion af driftsomkostninger, forøgelse af virksomhedens offentlige profil, generering af mere salg eller øget overskud på grund af en mere effektiv anvendelse af tilgængelige ressourcer. Som med budgetdetaljerne, er det vigtigt, at enhver navngivet fordel kan understøttes af andre data for at blive overvejet seriøst.
Det er undertiden lettere at skrive et forslag, når der leveres en formel RFP. Ofte vil RFP opstille forslagets grundlæggende struktur, give uvurderlige ledetråde til specifikke oplysninger, der er af interesse for den potentielle klient, og definere i hvilken rækkefølge data præsenteres. Når der leveres en RFP, er det vigtigt at følge dokumentets specifikationer til brevet. Ellers afsættes forslaget, og en af de andre leverandører, der fulgte bestemmelserne nøje, tildeles virksomheden.