Hvad er et forslag til følgebrev?
Forslagsdækningsbreve er professionelle breve, der overføres til potentielle kunder sammen med afsluttede forretningsforslag. De bedste eksempler på et forslag til følgebrev er korte, personlige, men professionelle, og hjælper med til at tilskynde til en styrkelse af rapporten mellem respondenten og modtageren. Der er flere grundlæggende elementer, der altid findes i denne type brev, samt nogle almindelige fejl, der skal undgås.
En fejltagelse, som mange forretningsfolk udfører, er at bruge forslagets følgebrev som en måde at sammenfatte indholdet af forslaget. Da mange forslagskabeloner indeholder et resume i slutningen af dokumentet, er dette ikke nødvendigt. Faktisk skaber inkludering af denne type detaljer i følgebrevet en situation, hvor modtageren skal læse de samme oplysninger gentagne gange, en faktor, der kan have en negativ indflydelse på evalueringsprocessen.
En af de vigtigste ting, man skal huske på, når man udarbejder et forslag til følgebrev, er at holde det kort. Et organ på tre til fire korte afsnit er tilstrækkeligt. Hvis du indstiller denne type grænse for dig selv, vil du sikre dig, at du holder hele teksten på en enkelt side, hvorved du undgår fejlen ved at sende det, der svarer til et mini-forslag sammen med hoveddokumentet.
Åbningen af forslagets følgebrev bør være kort. Brug det første afsnit til at takke modtageren for at have tilladt dig at deltage i budforslagsprocessen. Det er også passende at betale et kompliment til strukturen i anmodningen om forslag, eller RFP, som du fik til rådighed til at bruge som retningslinjer for forslaget og indsendelsesprocessen. Generelt kan dette opnås i tre til fire sætninger uden at overdrive takken.
Dit næste afsnit kan indeholde noget, der er personligt, men stadig professionelt. Hvis forslaget bliver forelagt en eksisterende kunde, er det passende at nævne, hvor meget du har haft glæde af at arbejde med klienten i fortiden. I tilfælde, hvor forslaget går til et firma, som du aldrig har gjort forretninger før, skal du fokusere din opmærksomhed på den arbejdsrapport, der er oprettet gennem telefonsamtaler, e-mails og alle andre kontakter, du har haft med dit primære kontaktpunkt under udarbejdelsen af forslaget. Dette kan hjælpe med at forhindre, at brevet bliver for tørt, mens du stadig undgår fejlen ved at blive for personlig.
For at lukke dit forslag, skal du angive dine forventninger til fremtiden. Dette kan omfatte det faktum, at du ser frem til at tjene forretningen og nyde et langt samarbejde med den nye kunde. Dette afsnit skal demonstrere tillid til kvaliteten af de varer eller tjenester, du tilbyder, men ikke kaste nogen form for ambitioner på dine konkurrenter. Hold fokus på, hvor meget godt du kan gøre klienten, ikke hvor meget bedre du er end alle andre.
Skriv aldrig dit forslag følgebrev, før selve forslaget er afsluttet. Dette skyldes, at du muligvis har et eller to sidste minuts interaktion med modtageren, der vil påvirke tonen og indholdet af dit brev. Under alle omstændigheder skal du altid sørge for, at strukturen i dit brev er i overensstemmelse med det, du ved om modtagerens virksomhedskultur, og vælg dine ord i overensstemmelse hermed. At holde denne faktor i tankerne er en subtil måde at udtrykke din respekt for den måde, de gør forretninger på, uden at det ser ud til at være nedladende eller overdrevent udtryksfuld med komplimenterne.