Hvad er en forslagevaluering?
En forslagevaluering er en fem-trins proces, der bruges til at give en afbalanceret, upartisk gennemgang af et formelt forretningsforslag. Denne type proces findes oftest i indkøb eller kontraktstyring afdelinger i store organisationer eller virksomheder. Det primære formål med en evaluering af forslagene er at sikre, at en retfærdig og gennemsigtig proces bruges til at vælge den vindende indsendelse. Dette er meget vigtigt, fordi der ofte kræves forslag til dyre projekter eller udgifter.
De fem trin, der anvendes i evaluering af forslag, er: danne et team til at gennemgå indsendelser, sikre overholdelse af kravene til indsendelse, gennemgå svar mod detaljer i udbudsdokumentet, tildele en vægt til hver kategori og score hver indsendelse. Forslaget med den højeste score er den vellykkede bud. Når valget er foretaget, informeres alle virksomheder, der har indsendt et forslag, om resultaterne. Ikke-succesfulde virksomheder har ret til at indgive en retssag, hvis de føler, at processen var partisk eller brød aftaleret.
Det første trin i en evaluering af forslag er at danne et internt team, der er ansvarlig for at gennemgå indsendelser. Medlemskab af teamet skal være baseret på ekspertise i den relevante proces, relateret erfaring og en fast forståelse af indkøbsprocessen. I nogle organisationer er dette team involveret i at oprette anmodningen om forslag (RFP) eller udbudsdokument, der distribueres til potentielle leverandører. Andre virksomheder kan beslutte, at hvis to separate hold fjerner muligheden for interessekonflikt og interferens med det endelige valg.
En indkøbschef eller RFP-koordinator gennemgår typisk alle indsendelser for at sikre fuldstændig overholdelse af alle krav. Dette er rent en administrativ kontrol for at sikre, at alle bud blev modtaget inden fristen, enhver krævet betaling blev behandlet, og at der ikke mangler sider eller dokumenter. Når denne kontrol er afsluttet, fremstilles kopier af forslagene for hvert medlem af evalueringsteamet.
Holdmedlemmerne starter på den nye fase af evalueringen af forslaget ved at gennemgå hvert enkelt svar og sammenligne det med RFP eller specifikationsdokumentet. Formålet med gennemgangen er at afgøre, om forslaget vedrører alle punkterne i RFP. Objekter, der mangler rapporteres undertiden til RFP-koordinatoren, der følger op med virksomheden for at kontrollere, om udeladelsen er en gejstlig fejl, men i mange tilfælde gøres der ingen opfølgning.
Afhængigt af holdets struktur tildeles en vægt til hver sektion af RFP. Nogle virksomheder træffer disse beslutninger som en gruppe, og andre giver hvert teammedlem mulighed for at træffe en uafhængig dom. Den samlede vægt skal tilføje op til 100, og kategorierne skal være baseret på de faktiske RFP-krav. Selvom nogle virksomheder tildeler kvaliteten af den faktiske indsendelse, gør mange ikke det, fordi dette i det væsentlige tildeler point for at indsende et forslag.
Den sidste fase af forslagevalueringen er at tildele en score. Hvert teammedlem træffer en uafhængig beslutning og forelægger sit eller hendes scorecard til RFP-koordinatoren, der derefter sammenlægger svarene og bestemmer det vellykkede forslag. Hele denne proces skal være gennemsigtig og forsvarlig ved en domstol som uvildig og retfærdig.