Hvad er et forslag?
En anmodning om forslag er en skriftlig anmodning fra et firma, som ikke er kommercielt, eller en regering, til tjenesteudbydere og entreprenører, der advarer dem om, at en køber underholder bud på erhvervslivet. Det er et formelt dokument, der indeholder specifikke krav til et projekt eller en tjeneste, og det stilles til rådighed for potentielle deltagere i bestræbelsen. En anmodning om forslag (RFP) tiltrækker, som det også er kendt, interesserede parter, der opfylder visse evalueringskriterier for at ansøge om det aktuelle job.
Virksomheder eller en regering kan muligvis udsende en anmodning om forslag af forskellige grunde. En RFP kan udstedes af en pensionsfondsforvalter, der beslutter, hvilken investeringsrådgiver, der skal ansættes for at styre en portefølje. En virksomhed kan muligvis udstede en RFP, når den søger efter et konsulentfirma for at rådgive det gennem en vigtig firmaarrangement, såsom en konsolidering. En regering kan udstede en RFP for visse projekter, f.eks. Når den accepterer bud fra uafhængige luftfarts- og forsvarsentreprenører til mandater.
RFP skal forblive meget specifik, så kun kvalificerede parter anvender, og formen er typisk flere sider i længden. Klarheden i anmodningen om forslag er væsentlig, så målene for en opgave overføres klart og forventningerne opfyldes. Hvis visse aspekter af dokumentet forbliver uklare, har en leverandør ret til at anmode om yderligere oplysninger. En anmodning om forslag er en mulighed for købere og leverandører til at gøre sig bekendt med hinanden og fra begyndelsen sikre, at begge parter overholder de samme kriterier og frister.
Der er ofte flere faser og lag papirarbejde, der er knyttet til den meget konkurrencedygtige forslag om anmodning om forslag. Det første af disse trin er pre-solicitation, hvor antallet af deltagere strømline. Efter forhåndsscreeningen begynder evalueringsprocessen, og flere udvalg tildeles for at overveje leverandørens kortliste. Pris er vigtig i evalueringsprocessen, selvom det ikke er de eneste anvendte kriterier. En køber skal finde en leverandør, der ikke kun passer til budgettet, men som komplimenterer købers strategier og mål.
I den sidste fase udleveres en intensionsskrivelse og et tildelingsbrev til vinderen, og afslagsbreve spredes til de andre ansøgere. En kontrakt tildeles en leverandør, der bedst opfylder et købers budget og kriterier. Udstederen af en anmodning om forslag skal implementere milepæl-datoer og frister i forbindelse med hver fase af projektet.