Hvad er en forslagskabelon?
En forslagskabelon er et dokument, der er designet til at være et generisk udgangspunkt for ethvert forslag. Formålet med at have en skabelon er at reducere mængden af arbejde, en forfatterforfatter bruger på hvert enkelt forslag, samtidig med at der opretholdes nogle grundlæggende standarder for grafik, tekst og layout. Andre fordele ved at arbejde med en skabelon vs. starte fra bunden inkluderer at sikre, at sektioner med almindeligt indhold ikke glemmes ved et uheld, så opdateringer til statistik og indhold kan udføres bare én gang på skabelonen og muligheden for at designe en skabelon, der giver mulighed for " find og udskift "typer genveje.
En forslagskabelon indeholder normalt standardiserede sektioner, der forbliver de samme fra dokument til dokument, undertiden kaldet kedelpladssprog. F.eks. Kan beskrivelser af en virksomheds tjenester eller kontorplaceringer standardiseres. Forslag indeholder normalt også sektioner, der skal tilpasses til hver enkelt omstændighed, som gebyrer eller projektets tidslinjesektioner. Brug af forslagskabeloner kan også give mulighed for at få grundlæggende dokument gennemgået af centrale juridiske, markedsførings- eller ledelsespersonale, så der er stor tillid til skabelonens indhold.
Skabeloner er også værktøjer, som marketing- og salgsfolk kan bruge til at sikre, at dokumentets udseende og følelse overholder virksomhedens standarder. Forslagsskabeloner er med til at sikre, at skrivning og grafik bedste praksis er repræsenteret i hvert udgående forslag. De giver mulighed for, at et forslag genereres af personale, der ikke er professionelle forfatterforfattere, forudsat at indholdssektionerne er klart præsenterede og enkle at skrive, og den software, der bruges til at producere forslag, er bred tilgængelig.
Forslagsskabeloner hjælper ikke kun med at reducere mængden af tid, der bruges i skrivning og komposition, men de kan også hjælpe med at spare tid og ressourcer i gennemgangsfasen. Som med ethvert dokument skal forslag altid gennemgås for grammatik, skrivestil, overholdelse af virksomhedens visuelle standarder og andre krav. Redaktører og korrekturlæsere har kun brug for tid på at gennemgå tilpassede sektioner af et forslag, hvis dokumentet stammer fra en skabelon, der allerede er gennemgået og godkendt.
En forslagskabelon kan bruges i stedet for software til generering af forslag, men den skal gennemgå periodisk revision for at forblive nyttig og opdateret. Af denne grund anbefales det, at forslagskabeloner har deres egne kalendere til regelmæssige opdateringer. Det er også vigtigt, når man arbejder med en forslagskabelon for at sikre, at revisionsprocessen er klart defineret for at hjælpe med at bevare dens nøjagtighed.