Hvad er et forslag?

Et forslag er typisk et værktøj designet til at overtale en kunde til at købe et produkt eller modtage finansiering og opbakning til et nyt projekt eller program. Anvendes i et flertal af industrier fra virksomhedsamerika til akademia, kommer forslag i mange former. Der er uformelle og formelle forslag såvel som anmodede og uopfordrede forslag. Uanset hvilken type, er et forslag normalt beregnet til at informere læseren om et problem eller behov, tilbyde en løsning og give et bredt overblik over, hvordan den foreslåede løsning vil arbejde, og hvor meget den vil koste.

Uformelle forslag kan være ganske korte og bruges som en opfølgning på et forretnings- eller personalemøde. De gentager normalt, hvad der blev lært eller afsløret på mødet, og viser en oversigt over priser eller en detaljeret oversigt over løsningen. Formelle forslag har typisk dækningsbreve, forskning og tal eller diagrammer, skitseret detaljer om alle de store faser, tidsplaner, organisatoriske opgaver og en omkostningsfordeling af alle komponenter. De har også typisk en beskrivelse af det foreslåede virksomheds eller persons tjenester, en CV, liste over tidligere projekter og alt andet, der kan bevise kvalifikationer.

Et anmodet forslag er normalt et svar på en anmodning om forslag (RFP). Uanset om det er et firma, der har brug for en service eller en afdeling, der tilføjer et nyt program, er disse typer anmodninger typisk ret almindelige og kræver et skriftligt dokument for at afgive et bud eller indsende en idé til et projekt. De reagerer normalt på det identificerede problem eller de anmodede kundespecifikationer med prisoplysninger, en specifik beskrivelse af løsningen, en skitseret plan for, hvordan det skal udføres, og hvad der gør den til den bedste løsning. Disse typer af forslag skal generelt være konkurrencedygtige, da der kan være mange indlæg, der tilbyder forskellige løsninger.

Uopfordrede forslag bruges typisk til at få potentiel kundeinteresse ved at skitsere en virksomheds service eller produkt. De kan også bruges som en introduktionsform eller som en måde at komme foran den potentielle kunde. De er typisk uden mange detaljer, da de ofte udfyldes med ringe viden om kundens specifikke behov eller problemer.

At skrive et forslag er normalt et vigtigt trin i de fleste forretningsprocesser. Det følger typisk et almindeligt format med en introduktion, der skitserer problemet, en kropsdel, der detaljerede løsningen, og en konklusion, der understreger fordelene og de næste trin. De mere formelle typer har typisk følgebrev og opdeler de midterste sektioner i opgørelse over arbejdsafsnit, komplette detaljerede budgetter, arbejdsgange og tidsplaner samt forskning med omkostningsanalyse, metodologi og evalueringsprocesser.