Hvad er et indkøbsordrenummer?
Et indkøbsordre (PO) -nummer er en alfanumerisk kode, der er tildelt en bestemt anmodning om at købe noget. Oftest bruges PO -numre internt af virksomheder til at spore deres egne køb. Nogle virksomheder vil dog tildele koder til alt deres salg og vil give PO -numre til deres kunder, så kunderne kan spore deres ordrer. Disse koder kan være i ethvert alfanumerisk format, og mange virksomheder vil bruge specifikke breve eller tal til at indikere visse ting om ordren, såsom hvad der sælges, placeringen, køberen og datoen.
Brug inden for virksomheder
I mange virksomheder tildeles et indkøbsordrenummer, efter at en medarbejder eller en afdeling indsender en anmodning om rækkefølgen af visse varer eller tjenester. Anmodningen indsendes normalt formelt til en købsagent ved hjælp af det, der er kendt som en rekvisitionsformular. Hvis anmodningen er godkendt, oprettes en indkøbsordre og tildeles et indkøbsordrenummer. På det tidspunkt placeres ordren med enNother Company, der ofte registrerer køberens PO -nummer for optagelse i ordredetaljen.
Da sælgeren forbereder en forsendelses- eller pakningsliste til at gå med kundens ordre, er PO -nummeret typisk inkluderet i detaljerne. Dette gør det muligt for købers modtagelsesagent at verificere mængden og typen af leverede varer og for at bekræfte, at forsendelsen er forbundet med en korrekt autoriseret ordre. Indkøbsordrenummeret vises også på fakturaen og ethvert andet papirarbejde, som sælgeren giver kunden. Fra dette perspektiv fremskynder PO -nummeret planlægningen af betaling til sælgeren, og det gør det muligt at dirigere varerne til den rette afdeling.
PO -nummeret gør det også muligt for virksomheden at anvende omkostningerne på budgettet for den afdeling, der afgav ordren. Det giver også den betalbare afdeling for betalinger, der bekræfter, at udgiftener legitim. Betaling kan derefter gengives til sælgeren.
format
Den nøjagtige konstruktion og længde på et indkøbsordrenummer varierer fra et firma til et andet. Mange virksomheder, der opererer på flere steder, bruger de første par tegn i koden til at identificere det sted, der placerede ordren, såsom "CHI" til at repræsentere en facilitet i Chicago. De næste par tegn identificerer muligvis den specifikke afdeling, der afgav ordren, såsom "RD" til at repræsentere forsknings- og udviklingsafdelingen. Således kan PO -nummeret for en ordre, der er afgivet af en virksomheds forsknings- og udviklingsafdeling i Chicago, muligvis begynde med "Chird", efterfulgt af andre alfanumeriske karakterer, der giver mere information om ordren.
Virksomheder strukturerer normalt deres PO -numre på enhver måde fungerer bedst med deres interne sporingssystemer. Nogle bruger også streger eller mellemrum, hvilket kan hjælpe, når kun visse tegn i et PO -nummer skal læses for en specific formål. Som svar på den brede vifte af længder og formater, der kan bruges, konfigurerer mange leverandører felterne i deres ordresporingsdatabaser for at tillade ethvert antal tegn - endda 30 eller mere - at blive brugt i et indkøbsordrenummer.