Hvad er et indkøbsordrenummer?
Et indkøbsordrenummer er en alfanumerisk kode, der er tildelt en bestemt anmodning om at købe noget. Oftest bruges PO-numre internt af virksomheder til at spore deres egne køb. Nogle virksomheder tildeler dog koder til alt deres salg og giver PO-numre til deres kunder, så kunderne kan spore deres ordrer. Disse koder kan være i et hvilket som helst alfanumerisk format, og mange virksomheder vil bruge specifikke bogstaver eller tal til at indikere bestemte ting om ordren, såsom hvad der sælges, placering, køber og dato.
Brug inden for virksomheder
I mange virksomheder tildeles et indkøbsordrenummer, når en medarbejder eller en afdeling har indsendt en anmodning om ordren på bestemte varer eller tjenester. Anmodningen indsendes normalt formelt til en indkøbsagent ved hjælp af den såkaldte rekvisitionsformular. Hvis anmodningen er godkendt, oprettes en indkøbsordre og tildeles et indkøbsordrenummer. På det tidspunkt placeres ordren hos et andet firma, der ofte registrerer købers PO-nummer for optagelse i ordredetaljerne.
Når sælgeren forbereder en forsendelses- eller pakkeliste til at følge kundens ordre, medtages PO-nummeret typisk på detaljerne. Dette gør det muligt for købers modtagelsesagent at verificere mængden og typen af leverede varer og at bekræfte, at forsendelsen er forbundet med en korrekt godkendt ordre. Indkøbsordrenummeret vises også på fakturaen og ethvert andet papirarbejde, som sælgeren giver kunden. Fra dette perspektiv fremskynder PO-nummeret planlægningen af betaling til sælgeren, og det tillader, at varerne dirigeres til den rigtige afdeling.
PO-nummeret gør det også muligt for virksomheden at anvende omkostningerne på budgettet for den afdeling, der har bestilt. Det giver også den regnskabsafdelingsafdeling, der bekræfter, at udgiften er legitim. Betaling kan derefter overføres til sælgeren.
Format
Den nøjagtige konstruktion og længde af et indkøbsordrenummer varierer fra firma til firma. Mange virksomheder, der opererer på flere steder, vil bruge de første par tegn i koden til at identificere det sted, der placerede ordren, såsom "CHI" til at repræsentere en facilitet i Chicago. De næste par tegn identificerer muligvis den specifikke afdeling, der bestilte ordren, såsom "RD" til at repræsentere forsknings- og udviklingsafdelingen. Således kan PO-nummeret for en ordre, der er foretaget af en virksomheds forsknings- og udviklingsafdeling i Chicago, muligvis begynde med "CHIRD", efterfulgt af andre alfanumeriske tegn, der giver mere information om ordren.
Virksomheder strukturerer normalt deres PO-numre på en hvilken som helst måde, der fungerer bedst med deres interne sporingssystemer. Nogle bruger også streger eller mellemrum, som kan hjælpe, når det kun er nødvendigt at læse bestemte tegn inden for et PO-nummer til et specifikt formål. Som svar på det store udvalg af længder og formater, der kan bruges, konfigurerer mange leverandører felterne i deres ordresporingsdatabaser for at tillade et hvilket som helst antal tegn - endda 30 eller mere - at blive brugt i et indkøbsordrenummer.