Hvad er en indkøbsordrer?
En anmodning om indkøbsordre er det første trin i placering af en indkøbsordre. Anmodningen kan genereres ved manuelt at kontrollere lager eller fra en automatiseret indkøbsrekvisition, der er genereret fra et styringsinformationssystem. I store produktionsaktiviteter er indkøbsafdelingen muligvis ikke engang placeret i den samme bygning eller geografiske placering som anlægget, så der kræves et anmodningsbrev om indkøb for at få komponenter i orden.
Ved små operationer eller "en mand viser" bruges ofte et visuelt lagersystem i stedet for det dyrere edb-lagersystem. Efterhånden som beholdningen af et bestemt produkt bliver lav, ringer ejeren simpelthen for leverandøren og indsætter en indkøbsordre. Afhængig af forretningstypen kan ejeren bruge et kanban- eller to-bin-system, hvilket betyder, at anmodningen om indkøbsordre udløses, når den første skraldespand bliver tom og den anden skraldespad trækkes.
Denne type lagersystem er afhængig af en visuel kontrol af lageret for at vide, hvornår man skal bestille yderligere produkt. Når anmodningen om indkøbsordre er bekræftet af leverandøren, giver ejeren ofte et kreditkort til at betale for produktet. Alternativt kan ejeren udstede en indkøbsordre, som er en papirformular, der angiver det produkt, der købes, og betalingsbetingelserne.
Større operationer anvender typisk et styringsinformationssystem eller ERP-system (enterprise resource planning) for at holde styr på deres efterspørgsel, lager og indkøbsordrer. Disse computer-baserede systemer fungerer ved at have en masterplanlægger input til markedsføringsprognosen. Systemet vil derefter sammenligne den planlagte produktopbygningsplan med aktuelle færdige varer, work-in-process og råbeholdning.
Computersystemerne har en tabel eller fil, der inkluderer leverandørens leveringstid for hver komponent, der bruges i fremstillingsprocessen. Under systemets sammenligning af produktopbygningsplanen med lagerbeholdningen tager det hensyn til leverandørens leveringstid og genererer en anmodning om indkøbsordrer for alle komponenter, der skal bestilles. De fleste produktionsfaciliteter opererer i et just-in-time (JIT) miljø, hvilket betyder, at systemet planlægger, at komponenter skal ankomme lige før, når de er nødvendige til fremstillingsprocessen. Denne proces reducerer mængden af lagerplads, der er nødvendig, og reducerer mængden af kapital bundet på lager.
Den resulterende indkøbsordreanmodning sendes derefter til komponentleverandørerne af indkøbsafdelingen. Når leverandørerne bekræfter komponentprissætning, minimum ordremængder og ledetid, udsteder indkøbsteamet en fast indkøbsordre. Indkøbsordren er et bindende dokument, der garanterer, at leverandøren vil blive betalt ved levering.