Hvad er en anmodning om information?
Anmodningen om information eller RFI er en fælles forretningsstrategi, der er designet til at give potentielle kunder mulighed for at indsamle data om de tjenester og support, der tilbydes af forskellige potentielle udbydere. Det nøjagtige format af dokumentet vil variere, baseret på typen og dybden af information, som klienten ønsker at få. Ofte er en anmodning om information et ligetil spørgsmål og svar dokument, der kræver meget enkle svar, der giver klienten mulighed for at indsende anmodningen til flere leverandører og let sammenligne svarene.
Mens anmodningen om information deler nogle karakteristika med anmodningen om forslag eller RFP, har kunderne en tendens til at bruge RFI som et middel til at indsamle basisdata i forberedelse til at beslutte, hvilke leverandører der vil blive valgt til at modtage en invitation til at forelægge et formelt forslag. Den typiske RFI giver ikke meget i vejen for baggrunden for klienten, og har en tendens til at fokusere mere på generel forretningspraksis, udvalget af varer og tjenester, der er tilgængelige fra leverandøren, og nogle gange den standard offentliggjorte prisfastsættelse. I modsætning hertil vil RFP normalt gå ud over disse grundlæggende oplysninger ved at levere yderligere data om klienten, anmode om prissætning baseret på volumenforbrug og opfordre leverandørerne til at svare med løsninger til kundens specifikke behov.
Fra dette perspektiv kan anmodningen om information ses som et middel til at indsamle information, der derefter evalueres og bruges til at bestemme det næste trin i processen. Hvis ideen med tiden er at opsøge leverandører til etablering af en langsigtet kontraktmæssig aftale, kan klienten sende RFI ud til flere virksomheder, der tilbyder de ønskede basisprodukter. Når alle svarene er modtaget, sammenligner klienten derefter fordelene ved hvert svar og til sidst indsnævrer listen over RFP-kandidater til et udvalgt par. På det tidspunkt opfordres leverandører, der har gennemgået denne indledende fase, til at indsende et forslag, typisk ved hjælp af en anmodning og et specificeret format leveret af den potentielle klient.
En anmodning om information kan også bruges som en grundlæggende forretningsproces til at evaluere potentielle leverandører, hvor ingen langvarig kontraktaftale er praktisk. I dette scenarie tjener RFI formålet med at identificere leverandører, der tilbyder den mest konkurrencedygtige standardpriser for varer og tjenester, som kunden kan have brug for fra tid til anden. For eksempel kan en lokal virksomhed sende en RFI til alle de lokale kontorforsyningsforretninger som et middel til at finde ud af, hvilken der har den laveste pris på generelle kontorartikler, hvilke der tilbyder volumenrabatter, hvis en ordre er over et bestemt beløb, og der leverer ordrer med eller uden levering. Dataene opbevares, hvilket gør det muligt for den lille virksomhed at træffe beslutninger om, hvor de skal købe kontorartikler, når behovet opstår.