Hvad er en anmodning om forslag (RFP)?
ofte benævnt en RFP, er anmodningen om forslag et dokument, der bruges af mange organisationer til at modtage tilbud om tjenester eller varer fra potentielle leverandører. Den nøjagtige struktur for en RFP vil variere fra en situation til en anden. Dette betyder, at formlen for, hvordan man skriver en anmodning om forslag, afhænger meget af kulturen for den enhed, der udsteder anmodningen, og hvad de håber at lære af svarene. Her er nogle eksempler på elementer, der findes i mange anmodninger om forslag uanset den involverede industri eller organisation.
Som med mange forretningsskrivningsindsats, begynder en ordentlig anmodning om forslag med at angive formålet med dokumentet. Dette kan normalt opsummeres i nogle få domme og tillader ansøgerne eller parterne, der inviteres til at forelægge et formelt forslag om at vide nøjagtigt, hvad den udstedende enhed leder efter i vejen for tjenester eller varer. Selv de mest afslappede formater for en RFP vil omfatte information af denne art.
Sammen med at angive formålet eller grunden til RFP er det ikke usædvanligt for nogle generelle oplysninger om den enhed, der skal inkluderes. Oplysningerne giver normalt begrænsede detaljer om virksomhedens størrelse, antallet af placeringer, der i øjeblikket opretholdes, og eventuelle øjeblikkelige planer for udvidelse, der kan påvirke ansøgernes svar. Normalt er detaljerne ikke beregnet til at være omfattende. Imidlertid er det normalt nok til at give ansøgere mulighed for at forske på egen hånd for at udvide deres forståelse af behovene i den parti, der udsteder forslagets anmodning.
I struktur kan en anmodning om forslag være meget bred eller meget detaljeret. Nogle anmodninger er ikke længere end en side og inkluderer kun generelle retningslinjer for indsendelse, såsom et par specifikke områder til adresser, hvordan man indsender det færdige forslag og den dato, hvor alle forslag forfalder. Andre RFP'er giver specifikke sektionerog et format, der skal følges uden fiasko.
Der er fordele ved begge disse tilgange til formatering af anmodningen om forslag. Det brede format sikrer, at nødvendige oplysninger vil blive indeholdt i svaret, men giver enheden mulighed for at få en idé om, hvordan hver ansøger præsenterer sig selv, når de tillades en stor spillerum i svaret. I modsætning hertil fortæller et meget struktureret format ansøgeren nøjagtigt, hvordan man organiserer data på en måde, der helt sikkert har mening for den udstedende enhed. På samme tid gør den omfattende struktur det muligt bogstaveligt at sammenligne svarene fra flere respondenter side om side og gå ned på listen over sektioner en efter en.
Afhængig af typen af service eller varer, der er involveret, kan anmodningen om forslag indeholde eksempler på scenarier, der illustrerer, hvad oprindelsen af anmodningen har brug for fra en leverandør i både rutinemæssige og nødsituationer. For eksempel, hvis RFP er til telekonferencer ServiCES, ophavsmanden ønsker måske at vide, om sælgeren kan garantere tilgængeligheden af et bestemt antal porte eller linjer, selv i spidsbelastningsperioder. Sælgeren kan også behandle specifikke problemer, såsom implementering af et supportnetværk til brug i tilfælde af en virksomheds bred nødsituation, eller hvis sælgeren kan håndtere planlægning og udførelse af konferencesamtaler uden ringe eller ingen forudgående varsel.
Virksomheder eller andre organisationer, der har brug for at udstede en RFP, men er ikke sikker på, hvordan man strukturerer dokumentet til den bedste fordel, kan ofte begynde processen ved at bruge en af de mange gratis anmodning om forslagskabelonindstillinger, der findes online. Disse skabeloner kan ændres efter behov. I nogle tilfælde kommer skabelonerne med mindst en anmodning om forslag til forslag, der vil fungere som en guide til den enkelte eller team, der er tiltalt for ansvaret for at forberede RFP.