Hvad er en anmodning om forslag (RFP)?
Almindeligvis omtalt som en RFP er anmodningen om forslag et dokument brugt af mange organisationer til at modtage tilbud om tjenester eller varer fra potentielle leverandører. Den nøjagtige struktur for en RFP vil variere fra en situation til en anden. Dette betyder, at formlen for, hvordan man skriver en anmodning om forslag, afhænger meget af kulturen for den enhed, der udsteder anmodningen, og hvad de håber at lære af svarene. Her er nogle eksempler på elementer, der findes i mange anmodninger om forslag uanset hvilken branche eller organisation der er involveret.
Som med mange virksomhedsskrivningsbestræbelser, begynder en ordentlig anmodning om forslag med at angive formålet med dokumentet. Dette kan normalt opsummeres i nogle få sætninger og gør det muligt for de ansøgere eller parter, der inviteres til at forelægge et formelt forslag for at vide nøjagtigt, hvad den udstedende enhed leder efter i form af tjenester eller varer. Selv de mest afslappede formater til en RFP vil omfatte oplysninger af denne art.
Sammen med at angive formålet eller årsagen til RFP er det ikke usædvanligt, at nogle generelle oplysninger om enheden inkluderes. Oplysningerne giver normalt begrænsede detaljer om virksomhedens størrelse, antallet af lokaliteter, der i øjeblikket er vedligeholdt, og eventuelle øjeblikkelige planer for udvidelse, der kan påvirke ansøgernes svar. Normalt er det ikke meningen, at detaljen skal være omfattende. Imidlertid er det normalt tilstrækkeligt at give ansøgere mulighed for at forske på egen hånd for at udvide deres forståelse for behovene hos den part, der udgiver anmodningen.
Strukturelt kan en anmodning om forslag være meget bred eller meget detaljeret. Nogle anmodninger er ikke længere end en side og indeholder kun generelle retningslinjer for indsendelse, såsom et par specifikke områder, der skal adresseres, hvordan man indsender det færdige forslag og den dato, hvor alle forslag skal betales. Andre RFP'er indeholder specifikke sektioner og et format, der skal følges uden fejl.
Der er fordele ved begge disse fremgangsmåder til formatering af anmodningen om forslag. Det brede format sikrer, at de nødvendige oplysninger bliver indeholdt i reaktionens krop, men giver virksomheden mulighed for at få et indblik i, hvordan hver ansøger præsenterer sig selv, når det er tilladt meget spillerum i svaret. I modsætning hertil fortæller et stærkt struktureret format ansøgeren nøjagtigt, hvordan man organiserer data på en måde, der helt sikkert har betydning for den udstedende enhed. På samme tid gør den omfattende struktur det muligt bogstaveligt at sammenligne svarene fra adskillige respondenter side om side og gå ned på listen over sektioner en efter en.
Afhængig af den type tjeneste eller de involverede varer kan anmodningen om forslag indeholde eksempler, der illustrerer, hvad ophavsmanden til anmodningen har brug for fra en leverandør i både rutinemæssige og nødsituationer. For eksempel, hvis RFP er til telekonference-tjenester, kan originatoren gerne vide, om sælgeren kan garantere tilgængeligheden af et bestemt antal porte eller linjer, selv i spidsbelastede forretningsperioder. Sælgeren kan også løse specifikke problemer, såsom implementering af et supportnetværk til brug i tilfælde af en virksomhedsomfattende nødsituation, eller hvis sælgeren kan håndtere planlægning og udførelse af konferencesamtaler uden ringe eller uden forudgående varsel.
Virksomheder eller andre organisationer, der har brug for at udstede en RFP, men ikke er sikre på, hvordan man strukturerer dokumentet til den bedste fordel, kan ofte begynde processen ved at bruge en af de mange gratis anmodninger om indstillinger for forslag til skabeloner, der findes online. Disse skabeloner kan ændres efter behov. I nogle tilfælde kommer skabelonerne med mindst én anmodning om eksempeleksempel, der vil tjene som en guide for den enkelte eller det team, der har ansvaret for at forberede RFP.