Hvad er en anmodning om tilbud?
En anmodning om tilbud (RFQ) er en invitation til at afgive bud, der normalt sendes til flere potentielle leverandører, der beder om fast prisfastsættelse på relativt standard eller varer eller tjenester af varetype. Sådanne anmodninger om konkurrencepræget bud kræver, at respondenterne leverer mere end blot anslåede omkostninger. Organisationer, der indleder en anmodning om tilbud, indeholder typisk detaljerede specifikationer for emnet og beder tilbudsgivere om at bekræfte, at deres produkt eller service opfylder eller overskrider alt, hvad der er angivet. Anmodere kræver normalt også forpligtelser på leveringsdatoer, betalingsbetingelser, kvalitetssikring og hvor lang tid den anførte pris er i kraft. Der er stort set altid en frist for indsendelse af et RFQ-dokument.
Anmodningen om tilbudsproces kommer både de anmodende og budgivende organisationer til gode. Anmodende virksomheder øger deres købekraft ved at give sig selv muligheden for at forhandle med flere leverandørkandidater. De øger også deres sandsynlighed for at modtage den bedste pris, fordi alle leverandører ved, at de er i et budspil og sandsynligvis vil tilbyde meget konkurrencedygtige priser. Potentielle leverandører værdsætter typisk muligheden for at konkurrere om forretninger på lige vilkår.
Generelt bugner internettet af modeller til udvikling af effektive RFQ'er og RFQ-svar. Indtastning af udtryk som "anmodning om tilbud" eller "RFQ" efterfulgt af yderligere ord som "eksempel", "prøve", "svar" eller "svareksempel" i en internetsøgemaskine bør vise en lang række eksempler, der kan gennemgås. Standardiserede skabeloner til både udvikling og besvarelse af en anmodning om tilbud er også tilgængelige online, normalt til en beskeden pris. Internetsøgere kan nemt finde dem ved at tilføje "skabelon" eller "skabeloner" til hvad de søger for at hjælpe med at indsnævre søgningen.
Anmodningen om tilbud er en af fire "anmodning om" dokumenter, der ofte bruges i forretningskøbsprocessen. To andre bruges også til konkurrencedygtig bud - anmodningen om forslag (RFP) og anmodningen om bud (RFT). RFP'er, de nærmeste slægtninge til RFQ'er, udstedes normalt til temmelig komplekse produkter eller tjenester og kræver, at et pristilbud suppleres med et skriftligt forslag, der beskriver, hvordan produktet eller tjenesten vil opfylde organisationens specifikke behov. RFT er en meddelelse fra et regeringsorgan om budgivning, der er åben for alle leverandører for specifikt definerede produkter eller tjenester. Det fjerde dokument i kategorien "anmodning om" er anmodningen om information (RFI) - et dokument, der ikke beder om bud, men snarere kun søger oplysninger om potentielle leverandører for at kvalificere dem til optagelse på RFQ- eller RFP-budlister eller til at advare dem, at de muligvis modtager en RFQ eller RFP.