Hvad er en anmodning om bud?

Nogle gange kaldes det simpelthen en RFT, en anmodning om udbud er et dokument, der fungerer som en invitation til leverandører og forskellige typer leverandører til at levere varer og tjenester til udstederen af ​​dokumentet. For det meste bruges denne type invitation af regeringsenheder, der spænder fra lokalt til nationalt niveau. En anmodning om udbud giver en lignende funktion som anmodningen om forslag eller RFP i den private sektor.

Et af de kendetegnende ved en anmodning om udbud er, at invitationen ikke udsendes til en udvalgt gruppe potentielle leverandører. Dette adskiller sig fra en anmodning om forslag, hvor dokumentet enten kan være noget bredt eller meget detaljeret og kun er rettet til leverandører, som virksomheden mener kan opfylde sine behov. Regeringerne fokuserer i stedet på at give meget specifik information om, hvilke typer varer de ønsker, og inviterer en lang række potentielle leverandører til at levere. Enhver virksomhed eller enkeltperson, der opfylder kriterierne, der er fastlagt i teksten i dokumentet, kan frit anvende og muligvis tildeles status som en autoriseret leverandør.

I nogle lande kræver svar på en anmodning om udbud, at den potentielle leverandør indsender det, der er kendt som en anmodning om information eller RFI. Dette dokument giver i det væsentlige baggrund for den potentielle leverandør, herunder detaljer om antallet af år i virksomheden, oplysninger om virksomhedens økonomiske stabilitet og andre faktorer, der kan være relevante for at kvalificere sig som en autoriseret leverandør til regeringen. En kopi af dokumentet kan indsendes sammen med indsendelse af RFT, eller det kan være nødvendigt, at sælgeren bekræfter, at der tidligere blev indsendt en RFI, der henviser til datoen og den regeringsenhed, der modtog anmodningen om information.

Der er ingen standardskabelon til udarbejdelse af en anmodning om bud. Det endelige dokument afspejler de nuværende regler og standarder, som regeringen er forpligtet til at overholde. Dette betyder, at det endelige udkast sandsynligvis vil være meget detaljeret, og give potentielle leverandører passende oplysninger til at afgøre, om de skal eller ikke skal svare på anmodningen. Krav af denne type forhindrer leverandører, der ikke opfylder regeringens standarder, i at bruge tid på at udarbejde et svar, der med stor sandsynlighed vil blive overvejet, samtidig med at det minimerer antallet af svar, der skal gennemgås af den enhed, der har udstedt den originale anmodning om bud.