Hvad er en rækkeviddeerklæring?
En rækkeviddeerklæring er et skriftligt dokument udarbejdet af en projektleder i begyndelsen af ethvert væsentligt forretnings- eller byggeprojekt. Dette dokument skal deles med kunden, hvis det er et eksternt job, eller sponsor, hvis projektet er beregnet til at blive udført internt. Hovedmålet med en rækkeviddeopgørelse er at give en detaljeret redegørelse for projektets mål, de skridt, der er taget for at nå disse mål, og hindringerne og omkostningerne forbundet med hele processen. På denne måde kan den levere en type tjekliste, der bestemmer, om projektet var en succesrig virksomhed, når det er afsluttet.
Projektlederens job er at fungere som tilsynsmand for alle de forskellige aspekter af enhver form for projekt, som hans firma er ansat til. Afhængig af projektets størrelse kan dette være en tilsyneladende overvældende opgave uden en slags erklæring om mål og målsætninger, som kan konsulteres under processen. En rækkeviddeerklæring tjener dette formål, og det er vigtigt ikke kun for en projektleder, men også for de klienter, der har brug for det udførte arbejde.
Mange poster skal inkluderes i en effektiv omfangserklæring. Det skal først identificere årsagen til, at dette projekt gennemføres, og det skal opstilles som et slags problem, som projektet er beregnet til at afhjælpe. Det skal følges op af det produkt, som projektet er beregnet til at fremstille. Dette produkt er i det væsentlige løsningen på det problem, der er identificeret i første del.
Fra dette punkt bør omfangsangivelsen blive mere detaljeret i dens beskrivelser af projektets nødvendigheder og realiteter. Udsagnet skal give et klart billede af, hvad projektlederens team præcist kan levere til processen, og hvad der falder uden for deres rækkevidde og dermed skal leveres af andre. På denne måde kan lederen fastlægge nøjagtigt, hvad der kan forventes af hans medarbejdere under projektet.
En anden del af omfangsopgørelsen bør afsættes til omkostninger, både med hensyn til hvor meget projektet vil koste, og hvis det er en slags forretningsaftale, hvor mange penge det skal generere. Når projektet er afsluttet, bør en hurtig høring af den oprindelige erklæring ikke give nogen tvivl om, hvorvidt projektets mission blev opnået. Det fungerer som en slags kontrakt mellem projektleder og kunde, og hvis det gøres rigtigt, fjernes enhver usikkerhed, der kan være til skade for begge parter.