Hvad er en udgiftspolitik?
En forbrugspolitik er en logisk og organiseret handlingsplan, der bruges til at bestemme, hvordan tilgængelige ressourcer bruges. En politik af denne type anvendes ofte af regeringer såvel som virksomheder og hjælper med at kontrollere udgifterne. Udvikling af en bæredygtig forbrugspolitik er afgørende for den løbende drift af en virksomhed, da den hjælper med at sikre, at de varer og tjenester, der er nødvendige for at drive, er til rådighed, og at penge ikke spildes til ikke-væsentlige ting.
Når man sammensætter en virksomheds udgiftspolitik, er det vigtigt ikke kun at identificere, hvilken type udgifter der er nødvendige for den igangværende drift, men også at prioritere disse udgifter, så varer købes rettidigt. Dette har flere fordele for virksomheden. Ved at planlægge udgifterne i henhold til specifikke købsretningslinjer er det muligt at holde varebeholdninger inden for rimelige grænser og undgå at betale skat på varer, der sænkes i opbevaring i lange perioder. Derudover vil indførelsen af udgiftsregler, der kontrollerer udgiftsprocessen, betyde, at ressourcer er til rådighed til at håndtere uventede problemer, snarere end at blive bundet sammen i eksisterende lager.
At skrive en udgiftspolitik er meget som at skrive et budget, idet det er nødvendigt at bestemme, hvilke typer indkøb der er behov for, hvornår disse køb skal finde sted, og de mængder, der kan tillades ved køb af hver vare eller service. Mange virksomheder driver en indkøbsafdeling, der er ansvarlig for at sikre, at udgiftspolitikken overholdes. Dette oversættes ofte til en struktur, hvor afdelinger indsender rekvisitioner for nødvendige varer til gennemgang af en indkøbsagent. Agent evaluerer rekvisitionen, og hvis godkendt tildeler en indkøbsordre til anmodningen og godkender placering af ordren. Denne tilgang gør det lettere at behandle betalinger til leverandører og at spore disse udgifter i lyset af det budget, der er fastlagt for hver afdeling inden for virksomhedsstrukturen.
Når det er bedst, gør en udgiftspolitik det muligt for en virksomhed at bruge den mest forsigtige brug af sine økonomiske ressourcer, hvilket i sidste ende resulterer i produktion af varer og tjenester, der sælges til kunder og skaber indtægter. Når en udgiftspolitik er ufuldstændig eller defineres dårligt, reduceres chancerne for at holde udgifterne inden for grund og øge virksomhedens bundlinje markant, undertiden til det punkt, at virksomheden mislykkes.