Hvad er en opgavebestilling?

En opgaveordre er en ordre på produkter eller tjenester, der er tilknyttet en hovedaftale, der indeholder de grundlæggende bestemmelser i en forretningsaftale. Dette dokument indeholder information om en bestemt opgave, som klienten ønsker, at udbyderen skal udføre i henhold til betingelserne i den generelle kontrakt. Opgavebestilling bruges ofte med offentlige kontrakter, selvom det også kan forekomme i den private sektor. Når tjenesteudbydere modtager dokumentationen, er de nødt til at læse den omhyggeligt for at sikre sig, at de forstår, hvad der kræves, og for at bekræfte, at den ikke overskrider mandaterne i den generelle kontrakt.

I den generelle kontrakt er to parter enige om at gøre forretninger med hinanden under specifikke omstændigheder. Den generelle kontrakt skaber vilkår og betingelser for forretningsforholdet og kan etablere en ramme for de mindre opgaveordrer. Når klienten ønsker noget specifikt fra udbyderen, skal der udskrives en opgaveordre for at anmode om det og give så meget information som muligt. Uden dette kan udbyderen ikke komme videre.

Opgavens rækkefølge forklarer, hvad klienten ønsker gjort, og eventuelle begrænsninger. Der kan for eksempel være omkostningsgrænser eller en anmodning om at bruge materialer fra en bestemt kilde. Opgaveordren kan omfatte en anmodning om at informere klienten, hvis omkostningerne stiger over et bestemt beløb, så klienter er opmærksomme på, når projekterne begynder at blive store. Den diskuterer også tidsfrister, leveringssteder og andre emner, som udbyderen har brug for at vide om for at fuldføre ordren tilfredsstillende.

Opgaveordrer giver klienter mulighed for at trække på eksisterende generelle kontrakter, så længe betingelserne for forholdet stadig er aktuelle. I stedet for at skulle udarbejde en ny kontrakt for hver enkelt opgave, kan de bruge den generelle kontrakt som ramme og ringe til udbyderen, når flere tjenester er nødvendige. Mange regeringsorganer bruger en standardiseret form til opgaveordrer for at sikre sig, at al information er til stede og for at undgå uklarheder og andre problemer, der kan opstå med brugerdefineret dokumentation.

Tjenesteudbyderen kræver normalt tilladelse, før den kan komme videre med en opgaveordre. Dette forhindrer situationer, hvor mennesker overskrider deres ansvar og beordrer en udbyder til at udføre en opgave, der ikke er autoriseret. Opgaveordren kan muligvis blive undertegnet eller på anden måde valideret for at bekræfte, at agenturet er opmærksom på, at det er udstedt, og anmoder om de tjenester, der er skitseret til de angivne omkostninger.