Hvad er en telekonference?
En telekonference er et møde eller konference, der afholdes via en telefon- eller netværksforbindelse mellem deltagere i fjerntliggende byer eller arbejdssteder. Der findes mange typer telekonferencer med den enkleste form, der involverer brugen af en højttalertelefon på hvert sted til at gennemføre en lydkonference. Mere sofistikerede telekonference-møder involverer udveksling af lyd, video og data. Udtrykket telekonference kan også henvise til en live-begivenhed, der transmitteres via satellit til forskellige lokationer samtidig.
Selvom telekonference er et bredt udtryk, der inkluderer en række muligheder, involverer det grundlæggende for alle telekonferencer brugen af telekommunikationsudstyr, brugere på flere lokationer og samarbejdskommunikation mellem deltagerne. Den grundlæggende lydkonference er i det væsentlige et konferenceopkald. Lydgrafik, en anden form for telekonference, giver deltagerne mulighed for at dele grafik, dokumenter og video ud over lyd; og involverer yderligere udstyr såsom elektroniske tabletter, scannere og stemmedataterminaler.
E-mail er et almindeligt eksempel på en computertelekonference. Gennem brug af ekstra udstyr, primært et tv-kamera, ligner en videotelkonference mest et ansigt-til-ansigt-møde, der inkluderer muligheden for at se deltagerne på alle steder. Mange virksomheder har et videokonferencerum permanent udstyret med det nødvendige udstyr.
De mange fordele ved telekonference for skoler og virksomheder inkluderer besparelser i rejsetid og omkostninger for at få alle deltagere til et sted. I tilfælde af en presserende sag kan det være meget hurtigere at holde en telefonkonference end at arrangere et møde. En anden fordel er, at på grund af tilgængelighed giver en telekonference store grupper af deltagere mulighed for at føle sig inkluderet i møder og beslutningstagning. Om nødvendigt kan en skole eller virksomhed kryptere signalerne for at sikre kommunikationens sikkerhed under en telefonkonference.
Når du vælger udstyr til en telekonference, skal du overveje flere faktorer. Hvis du bruger et webkamera, skal du teste det på forhånd for at bestemme, at kameraet er i en acceptabel afstand. En kablet telefonlinje er bedst for klarhed. Hvis der bruges en trådløs telefon, skal du være parat til at ændre frekvenser i tilfælde af interferens under telekonferencen.
Mobiltelefoner og højttalertelefoner skal bruges som sidste udvej. Mobiltelefoner støder ofte på interferens, og højttalertelefoner henter baggrundsstøj og producerer ofte ekko. Mikrofoner er nyttige til at reducere baggrundsstøj.
En telekonference kræver specifikke regler for etikette. Hver deltager skal meddele, hvornår han eller hun signerer til og fra en telekonference. De involverede skal tale klart og langsomt, undgå monotone tale og beskrive ethvert kropssprog, der er vigtigt for samtalen. På grund af telefonudstyrets følsomhed bør deltagerne undgå fremmede lyde som f.eks. Tommelfingeren gennem papirarbejde eller banker på fingrene eller en blyant.
Det er nyttigt fra et engagements synspunkt at bruge deltagernes navn under mødet. Ofte varierer højttaleren, så opmærksomheden ikke går tabt. Bede regelmæssigt om feedback eller svar.