Hvad er et budforslag?
Udtrykket udbud anvendes i udbudsfeltet til at beskrive svar fra potentielle leverandører på en anmodning om forslag (RFP). Der er tre aspekter ved hvert budforslag: virksomhedsoversigt, svar på specifikationer og prisfastsættelse. Bududbud er juridisk bindende svar i en indkøbsproces. Der er en hel del forretningsret omkring kontrakter, RFP'er, udbudsforslag og betingelser for accept. Tag dig tid til at sikre, at dit svar er nøjagtigt og præsenterer en løsning, der kan afsluttes rentabelt.
Udbudsformat varierer meget efter branche, men alle har de samme grundlæggende krav. Den vigtigste del af ethvert udbudsrespons er tidsfristerne. Alle RFP'er har en forfaldsdato og tid tydeligt angivet i dokumentet. Eventuelle svar, der modtages efter denne dato, kan ikke accepteres eller inkluderes i gennemgangsprocessen. Kontraktsretten er meget klar på dette spørgsmål, og mange firmaer er blevet taget til domstolen for at tildele kontrakter til virksomheder, der har afgivet deres udbud efter fristen. Dommerne beslutter uvægerligt til fordel for sagsøgeren, der har afgivet bududbuddet til tiden, og kan tildele erstatning ud over sagsomkostninger.
Den første sektion af hvert udbudsforslag er en oversigt over virksomheden, der reagerer på RFP. Virksomheden bør typisk omfatte baggrund i branchen, der fremhæver succesrige projekter af lignende størrelse eller større for at indikere en evne til at imødekomme virksomhedens krav. Hvis virksomheden er noteret på aktiemarkedet, bør dette inkluderes i baggrundssektionen sammen med links til pressemeddelelser, virksomhedswebsted og en liste over direktører.
Responsdelen får mest opmærksomhed fra klienten. Som et resultat bør det fokuseres på at opfylde kravspunktet for punkt. Mange virksomheder bruger RFP-strukturen til at formatere deres svar og korrelerer hvert afsnit for at gøre sammenligningen lettere for klienten. Yderligere understøttende dokumentation, der kræves i svaret, skal anføres som bilagsdokumenter og indekseres korrekt. Mange virksomheder inkluderer præsentationen af svaret som et markeret emne i evalueringsmatrixen, hvilket gør indsatsen meget værd for det svarende firma.
Prisfastsættelse er typisk et særskilt afsnit i budforslaget. Hvis der findes flere prisindstillinger, skal svaret tydeligt angive den primære værdi sammen med prisfastsættelsen for de forskellige alternative løsninger. Mange købekontrakter inkluderer et tilbagevendende gebyr, såsom licens eller årlig vedligeholdelse. Denne værdi bør gives i dette afsnit med en klar indikation af længden af sigtet.
Enhver begrænsning omkring accept af bududbuddet skal medtages i svaret. Dette inkluderer tidslinjer til at acceptere tilbuddet, planlægning for begyndelsen af arbejdet, fleksibilitet i ressourcer og andre problemer. Betalingsbetingelser er typisk også angivet i svaret, så forhandlingsprocessen kan begynde.