Hvad er en prøvebalance?
Prøvebalancen er en regnskabsfortegnelse, der viser saldoen for begyndelse og slutning for alle konti, der er inkluderet i sæt bøger. Dette regnearkformat gør det muligt at evaluere, hvorvidt de samlede debiteringer for den citerede periode er i balance med det samlede antal kreditter, der genereres i samme periode. Når der findes en ægte prøvebalance, vil de samlede kreditter og de samlede debiteringer være ens.
Brug af en prøvebalance til at kvalificere den aktuelle status for regnskabsposter er nyttigt på flere forskellige måder. En af de vigtigste ting, som forberedelse af en prøvebalance opnås, er at identificere hurtigt og nemt, når debiteringer og kreditter ikke er ens. Ved at køre en prøvebalance regelmæssigt gør det det muligt hurtigt at identificere en bestemt regnskabsperiode, hvor en ubalance fandt sted, og korrigere den hurtigt.
Af denne grund vælger mange virksomheder at køre en prøvebalance mindst en gang om måneden. Afhængig af faktureringscyklussen, som virksomheden bruger, kan det være nyttig at forberede regnearket til en prøvebalance hver anden uge. I det væsentlige er den kortere periode, der overvejes, jo lettere er det at identificere oprindelsen af ubalancen og tage sig af situationen, inden det bliver et stort regnskabsproblem.
I mange tilfælde er enhver forskel mellem kreditter og debiteringer, der vises i en prøvebalance, kun andet end en bogføringsfejl, der fandt sted nogen tid i den betragtede periode. Når dette er tilfældet, kan fejlen normalt opdages let og en tilstand af ligestilling gendannes mellem debiteringer og kreditter.
En prøvebalance er især effektiv til at hjælpe med at identificere en fejlmeddelelse ved dobbeltindlæg. Ofte vil forskellen mellem kreditter og debiteringer hurtigt føre til en bestemt bogføring, der kan være fejlagtigt indtastet i to forskellige kolonner eller konti i det samlede sæt bøger.
Samtidig kan prøvebalancen indikere en ulighed, der blev oprettet ved at indføre en kredit eller debitere på den forkerte konto. Når dette er tilfældet, kan det være lidt mere tidskrævende at finde fejlen, da det vil involvere gennemgang af hver bogføring i den citerede periode og bekræftelse af udstationering foregik på den rigtige konto og under den rigtige klassificering.
At køre prøvebalancen er normalt en forløber for udarbejdelsen af andre økonomiske dokumenter, såsom og indkomst- og udgiftsopgørelse. Ved at sikre, at alle debiteringer og kreditter, der er bogført i perioden, er korrekte, er det lettere at udarbejde rapporter og andre dokumenter baseret på regnskabsdataene.