Hvad er en leverandørliste?
En leverandørliste er en gruppe mennesker eller virksomheder, som en virksomhed bruger til at købe varer og tjenester fra. I modsætning til kundelisten viser denne liste alle de leverandører, som virksomheden betaler penge til regelmæssigt for at modtage de varer og tjenester, de har brug for for at opretholde deres forretning. Når der bruges regnskabssoftware, vil denne leverandørliste blive placeret i programmet med et nummer, der er tildelt dem, så bogholderen eller regnskabsføreren kan holde styr på skyldige og betalte gæld. Det er normalt en gruppe, som ejeren eller hovedlederen har godkendt til brug, og det er her udtrykket godkendt leverandørliste kommer i spil.
En godkendt leverandørliste viser de vigtigste personer eller virksomheder, som virksomheden bruger regelmæssigt, og som er valgt til at være de foretrukne, de først går igennem, hvilket ofte kaldes listen over foretrukne leverandører. Når hovedleverandøren ikke er på lager på noget eller har hævet sine priser for høje, kan naturligvis andre leverandører fra listen vælges i stedet. Disse er back-up-leverandører og bruges kun, når det er nødvendigt. Når nye varer kommer ud, og prisændringer træder i kraft, kan disse kontakter ændres fra et primært til et sekundært, og vice versa.
Et andet sæt kontakter, der kan vises på leverandørlisten, er entreprenører, der bruges til reparationer og service. Disse mennesker eller virksomheder har separate numre, så bogholderen kan skelne mellem vareleverandører og serviceleverandører. Da virksomheden imidlertid betaler penge for disse specialtjenester, betragtes de stadig som leverandører og vil derfor blive placeret på leverandørlisten, så de tjenester og reparationer, de leverer, kan specificeres.
Selvom mange mennesker synes, at kundelisten er et separat afsnit på leverandørlisten, er sandheden, at de er helt forskellige. En sælger er en person eller enhed, som virksomheden betaler penge til for tjenester og varer. En kunde er en, der betaler virksomheden af de samme grunde. En leverandørliste vil kun omfatte de personer, som virksomheden betaler penge til, mens de mennesker eller virksomheder, som de modtager penge fra, vil blive opbevaret på en helt anden liste, og de vil blive opført i et separat afsnit af regnskabssoftwaren, hvis nogen anvendes.