Hvad er en workflow-database?
En workflow-database er et sted til at oprette, revidere og promovere stykker arbejde i et system. Det bruges normalt til at administrere et projekt med flere brugere inden for et delt virtuelt arbejdsområde eller et centraliseret værktøj. Når der oprettes et stykke data eller dokumentation og bevæger sig gennem et udviklings- og godkendelsessystem før levering til en kunde, kan en arbejdsgangsdatabase være særlig nyttig til at styre tildelingen af opgaver og overvåge fristerne i hver fase.
Generelt kan en database være et lagerplads for information. Uanset om dataene er mange små informationsstykker, der samles i et større system eller er en stor udvikling, der kræver flere input, giver en arbejdsgangsdatabase et middel til at interagere med dataene. Nogle gange er en database kun et værktøj til informationsindhentning, men når den bruges til arbejdsgang, kan den blive hovedrummet for et firma eller et projekt.
Udførelse af opgaver i en arbejdsgangsdatabase begynder ofte med at vurdere projekternes behov, identificere dem, der har brug for adgang til specifikke funktioner, og oprette den faktiske database. Uanset hvad traditionelle workflow-systemer er på plads i en virksomhed kan typisk overføres til en computerplatform. Hvis en hardwaredesign-tegning eller et stykke software, for eksempel, blev oprettet på en individuel personlig computer og derefter placeret på et delt sted på et virksomhedsnetværk, inden for en arbejdsgangsdatabase, kunne den samme tegning oprettes og placeres i et arbejdsområde, der ligner et aktiedrev. Dem med tilladelse til at logge ind i området kan se eller manipulere tegningen.
Når et stykke data bevæger sig gennem et system til tilføjelser og forbedringer, og ofte til integration i et større produkt, kan en arbejdsgangsdatabase bruges til at flytte stykket med. En central bin eller mappe kan indeholde navne på brugere, som hver har en opgave at udføre mod færdiggørelsen af et produkt. Når dataene er startet, kan de kontrolleres tilbage i hovedarbejdsområdet og tildeles den næste person, der skal arbejde på dem. Denne person eller afdeling foretager de nødvendige opdateringer og tjekker dataene til tildelingen til den næste arbejdstager, som derefter kan godkende dataene og placere dem i et andet område i databasen.
Som et overordnet system kan en arbejdsgangsdatabase bruges til at oprette den første version eller iteration af et emne og kan føre emnet hele vejen igennem til underskrivelsesgodkendelsesprocessen som krævet for færdiggørelse. Når man ser på den vigtigste organisationsstruktur for arbejdsgangen, kan der vises en opdeling, der ligner strukturen i et papiroversigt og et overblik over et projekt. Udviklingsstadier, frister for levering internt og til kunder og ansvarlige personer langs trinnene til færdiggørelse udgør ofte forsiden af arbejdsgangsdatabasen. Individuelle brugere modtager derefter meddelelser eller tjekker for opgaver på deres pc'er for at hente arbejde og udføre opgaver mod et fælles arbejdsmål.