Hvad er et arbejdsgangsdokument?

Arbejdsgang er et udtryk, der bruges til at beskrive trinnene i en proces. Dette udtryk bruges i enhver organisation, hvor et produkt, et dokument eller en idé bevæger sig mellem lokationer eller afdelinger. På en måde kan arbejdsgang forstås som en oversigt over det faktiske arbejde, der udføres for at bringe en proces til færdig. Et arbejdsgangsdokument er enhver rapport eller analyse, der beskriver trinnene i en proces såvel som økonomi, ressourcer og information inkluderet i en sådan proces. Et dokument, der føres gennem etaper i en proces, såsom en regning, forsikringskrav eller faktura, kan også betragtes som et arbejdsgangsdokument.

Ledere, der søger at optimere operationerne, kan generere arbejdsgangsdokumenter. Disse dokumenter viser måske afdelinger og arbejdstagere, gennem hvilke et projekt går videre til færdiggørelse. Dokumenter kan også indeholde lister over ressourcer, materialer og udstyr, der bruges i hver af arbejdsgangstrinnene. Et arbejdsgangsdokument kan også hjælpe en manager til at forstå, hvilke stadier i en proces der er mest kostbare.

Dokumenter, der illustrerer komponenterne og stadierne i arbejdsgangen kan bruges til budgettering. Ledere kan bestemme, hvor meget et produkt kan koste at tjene og også beslutte afdelinger eller områder, der kan nedskæres. Interne revisionsprocesser kan også omfatte brug af workflowdokumenter. Ledelsesrevisorer kan præsentere økonomiske data opnået fra et arbejdsgangsdokument.

I fremstillingssammenhænge kan arbejdsgangsdokumenter bruges til at optimere produktionsprocesser. For eksempel kan et workflow-dokument sammensættes ved hjælp af speciel workflow-styringssoftware. Når en designer opretter en model og en regning med materialer, kan dokumentet automatisk videresendes til en professionel, der er ansvarlig for følgende fase.

Disse dokumenter bruges også i videnskabelige samfund. Medicinske specialister kan for eksempel generere arbejdsgangsdokumenter, der illustrerer hjerneaktivitet. Et workflow-dokument kan også genereres for at beskrive forholdet mellem en bruger og en maskine.

Når et arbejdsgangsdokument beskriver et emne, der passerer gennem etaper i en proces, henviser det normalt til en betaling eller service, der skal godkendes af fagfolk i en række forskellige afdelinger. For eksempel, hvis en afdelingsleder finder ud af, at han eller hun har brug for nye computere, kan den manager muligvis udarbejde en dokumentlisteomkostninger. Han eller hun kan derefter overføre dette dokument op ad kommandokæden for at modtage godkendelse.

Forsikringsselskaber bruger også workflow-dokumenter. I disse tilfælde indgives krav af klienter. Et krav kan overføres til en forsikringsselskab. En forsikringsselskab kan derefter overføre det til en manager eller en direktør, der bruger forskning og analyse genereret af en forsikrer til at godkende satser.