Hvad er et Workflow Management System?

Et workflow-styringssystem er et computersystem, der er beregnet til at hjælpe med at skabe, vedligeholde og gemme information om arbejdsgangens dele. Formålet med et sådant system er at hjælpe med at skabe rapporter og andre nyttige data, der kan forbedre arbejdsgangsprocessen og hjælpe med at forbedre produktiviteten ved at understrege ting, der kan bevæge sig hurtigere og områder, hvor effektiviteten kan øges. Workflow management er et ret nyt koncept i arbejdsverdenen. Grundlæggende er arbejdsgangshåndtering ideen om, at ved at styre progressionen af ​​data, dokumenter, kundeemner og andre arbejdsrelaterede emner, kan arbejdsprocessen strømline, og eventuelle fejl i processen let kan dokumenteres.

Workflow-styringssystemer bruges af en række grunde i dagens forretningsmiljø. En hovedårsag til den øgede brug og overholdelse af et workflow-styringssystem er, at systemet kan bruges til at spore medarbejdernes ydeevne. Ved at registrere alt i workflow-styringssystemet, hvis der senere opstår et problem, er det let at se, hvor problemet opstod, og at udføre passende handlinger. På denne måde kan det bekræftes, at hver medarbejder udfører sit arbejde korrekt og rettidigt; medarbejdere kan også holdes ansvarlige for arbejde, der ikke blev afsluttet rettidigt, eller som blev afsluttet forkert.

En anden anvendelse til et workflow-styringssystem er at hjælpe med kundeserviceprocessen. Workflow-styringssystemer, der bruges til dette formål kaldes ofte Customer Relationship Management-systemer eller CRM'er. CRM hjælper kundeservice ved at sikre, at kundeservicemedarbejderne har adgang til en detaljeret oversigt over alt, hvad der er gjort for at hjælpe en kunde med en klage. Disse systemer sporer også enhver kontakt med en kunde, så beviset for "hvem har talt med hvem" kan findes for ethvert problem, der måtte opstå. CRM'er er også nyttige til markedsføring til kunder når som helst det firma, der ansætter CRM, finder det passende.

Sådanne systemer kan også forbedre produktiviteten og produktionen i fabriksmiljøer. Ved at kunne spore produktionsprocessen fra råmateriale til færdigt produkt ved hjælp af et workflow-styringssystem, bliver det meget lettere at identificere flaskehalse i produktionscyklussen. Det kan også blive lettere at identificere ineffektive processer, der forårsager forsinkelser eller overskydende arbejde og omkostninger. Brug af et workflow-styringssystem kan således være en fantastisk måde at forbedre produktivitet, ansvarlighed og kundeforhold i enhver virksomhed.