Hvad er anskaffelsesplanlægning?
Erhvervelsesplanlægning er en koordineringsproces for at forberede sig på en glat og uundgåelig erhvervelse af et nyt aktiv eller forsyning. Dette kan være nødvendigt for særligt store eller komplekse aktiver, og det er især almindeligt hos regeringsorganer. Disse agenturer skal være i stand til ikke kun at dokumentere behovet for et aktiv, men processen, der bruges til at erhverve det, for at forsikre skatteyderne om, at deres penge bruges klogt og korrekt. Regeringsplaner kan være åbne for offentligheden, hvis et aktiv ikke er fortroligt.
Der er adskillige stadier i anskaffelsesplanlægning, herunder møder for at identificere behov, lokalisere aktiver for at imødekomme disse behov og sikre godkendelse fra de relevante myndigheder. Når en organisation har godkendt at købe et aktiv, kan den gå videre til koordineringsfasen for overtagelsesplanlægning. For eksempel, hvis et regeringsagentur ønsker at udskifte sine computersystemer, er det nødvendigt at udvikle en tidslinje til udskiftningen, og tidslinjen skal diskutere de forskellige arbejdstageres specifikke roller i processen.
Virksomheder, der er involveret i anskaffelsesplanlægning, kan delegere medarbejderansvar for alle faser, herunder overførsel, losning, test og installation af aktiver. Nødvendigt planlægningsniveau kan afhænge af aktivet. I planlægningsstadierne forsøger personale at tænke på eventuelle problemer, der kan opstå, så de kan forhindre eller forudse dem. Aktivets tekniske specifikationer gennemgås nøje for at identificere potentielle problemer og bekymringer som skrøbelighed eller behovet for specielt udstyr til at håndtere aktivet.
I planlægning af aktiver erhvervelse kan personalebehov som træning også overvejes. Til noget som installation af et nyt computersystem kan arbejdere muligvis have brug for en dag med uddannelse eller mere for at lære det nye system. Planlæggere skal bygge tid eller en midlertidig suspension i driften, mens aktivet installeres og testes, og medarbejderne lærer at bruge det. Planlæggere kan udvikle beredskabsplaner; et regeringsorgan kan f.eks. have brug for adgang til et sikkerhedskopi-system i tilfælde af et problem med installationen af et nyt.
Specialister i planlægning af aktiver erhvervelse kan fungere som konsulenter og rådgivere til at hjælpe med denne proces. De kan være involveret i hvert trin, fra det første møde for at diskutere et uopfyldt behov til den endelige installation af aktivet. Dette arbejde kræver kendskab til organisationen, kritiske tankegangsfærdigheder og evnen til at se på situationer fra forskellige vinkler.